Cómo ahorrar tóner en la oficina y reducir costos de impresión

El gasto en impresiones es una constante en muchas oficinas, e incluye papel, consumo eléctrico, manutención del aparato y tóner. A continuación veremos algunas formas de minimizar el gasto en este último, sin perjudicar el trabajo diario y mejorando la eficiencia de la oficina.

Por qué es importante ahorrar tóner en entornos de oficina

El ahorro de tóner significa un beneficio económico a largo plazo, ya que cuanto más dure el tóner, menos recambio necesitará. Además, también resulta amigable con el medio ambiente, ya que al ahorrar recambios de tóner evitamos la contaminación que se genera a la hora del descarte.

Pero no sólo implica una ventaja para reducir costos en una empresa, también implica una mejora operativa, ya que se evitan las sobrecargas. Sin contar las interrupciones que se generan en el trabajo con motivo de recambio de tóner, que claramente serán menos si el tóner tiene que cambiarse menos veces.

Configuraciones de impresión que ayudan a ahorrar tóner

Modo borrador

Esta configuración baja la calidad de los documentos, pero ahorra mucho tóner. Se recomienda para documentos de texto internos, borradores o impresiones que no tengan gran necesidad de resolución de la imagen.

Vista previa

Revisa antes de imprimir para detectar posibles páginas repetidas, contenido innecesario, páginas en blanco, errores de formato, etc.

Elementos innecesarios

A veces los documentos tienen imágenes, fondos o elementos decorativos que pueden ser irrelevantes para el objetivo del documento. En ese caso conviene removerlos antes de imprimir para no consumir tóner innecesariamente.

Fuentes

Hay fuentes que gastan menos tinta que otras. Algunas de ellas son Arial, Calibri, Century Gothic o Tahoma.

Escala de grises

Esta configuración sirve para ahorrar tóner a color, ya que gastará solamente la tinta negra. Claro está, solo es útil para los documentos que no necesiten impresión a color.

Buenas prácticas para disminuir el consumo de tóner

• Evaluar la necesidad de la impresión: Hoy en día existen muchas opciones de gestión documental digital. Es posible enviar, guardar y modificar un documento sin imprimirlo.
• Realizar mantenimiento periódico: Previene errores de la impresora que obliguen a repetir trabajos de impresión. El uso de consumibles de buena calidad también evita este tipo de desperdicio.
• Modo ahorro de tóner: Al activar esta configuración, se disminuye la cantidad de tóner usado en cada página impresa. Dependiendo del modelo, las impresoras Ricoh también incluyen en esta configuración medidas de ahorro como reducción del consumo energético o de uso de papel.
• Evitar el uso excesivo de gráficos o imágenes: No resulta tan problemático si hablamos de un documento que solo será utilizado en formato digital, pero si será impreso, conviene preguntarse si las imágenes son imprescindibles.
• Concientizar a los colaboradores: Toda la empresa debe estar al tanto de las medidas de ahorro para que se puedan implementar con más efectividad.
• Software de gestión de impresión: Estas herramientas permiten definir reglas, monitorear consumos y obtener reportes con el fin de optimizar los recursos de impresión.

Optimiza tus impresiones con las soluciones de Ricoh

Por medio de cambios de hábitos y configuraciones simples, es posible ahorrar cantidades considerables de tóner que signifiquen una diferencia en los gastos de la oficina. Las soluciones de impresión Ricoh ofrecen calidad y rendimiento, sumado a varias opciones para el ahorro de insumos de impresión, monitoreo y digitalización, entre otras herramientas para maximizar la eficiencia de las empresas.