Reducir el consumo de papel en la oficina: guía práctica

El contexto actual demanda cada vez más, tanto de las empresas como de los hogares, que adopten prácticas que disminuyan el daño al medio ambiente, entre ellas, bajar el consumo de papel. Esto puede traer ventajas que no son solo medioambientales. A continuación, detallamos cuáles son estos beneficios.

¿Por qué es importante reducir el consumo de papel en la oficina?

Contaminación

La industria del papel es la responsable de cerca del 2% de la emisión de CO₂ a nivel mundial. Utiliza una cantidad enorme de agua y energía en todo el proceso de producción, además de ser responsable del 40% de la madera talada para uso industrial.

Ahorro de espacio, dinero y tiempo

La digitalización de documentos eliminará las pilas de papeles de los escritorios y optimizará el uso del espacio en las estanterías. Además, ahorra gastos en tinta, papel y depósito de archivos. Sin contar que enviar documentos a través de email o compartiendo acceso en la nube es mucho más rápido que hacerlo físicamente.

Gestión documental

Los sistemas digitales de búsqueda hacen que sea muy fácil buscar un documento o información específica en documentos escaneados o digitales.

Seguridad de la información

Cuando los archivos son digitales, es mucho más fácil restringir el acceso a terceros. Además, los documentos digitalizados estarán a salvo de la humedad, el polvo y otros factores ambientales que pueden dañarlos.

Estrategias efectivas para reducir el uso de papel

Compartir información digitalmente: Envía por email o comparte en lugar de imprimir o enviar la información en formato físico. Es mucho más rápido, seguro y práctico, y también ahorra energía, papel y tinta.

Guardar documentos en la nube: Utilizar un servicio en la nube para almacenar los documentos facilita su organización, la búsqueda automática y la preservación de los documentos.

Reutilizar papeles: La reutilización de hojas vacías o páginas impresas de una sola cara también es una buena estrategia para el ahorro de papel.

Disminuir el volumen de impresión: Imprimir solo lo estrictamente necesario. Puede ser el punto más difícil de ejecutar, pero se alimenta de los otros puntos. Compartiendo la información en forma digital, eliminando los archivos en papel y guardando los documentos en la nube, la necesidad de impresión disminuirá. Igualmente, conviene evaluar fríamente la necesidad de cada impresión y revisar el documento prestando atención a páginas en blanco.

Cómo implementar una estrategia de oficina sin papel paso a paso

1. Diagnóstico: Revisa los pasos de los flujos de trabajo y verifica cuáles se pueden modificar para evitar la impresión. Puede haber información que, en vez de entregarse impresa, se puede enviar por email o utilizarse directamente en el formato digital, por ejemplo.
2. Elige las herramientas: Si cada uno usa una herramienta distinta, se pueden generar situaciones confusas y caóticas. Establece qué herramientas digitales se usarán en la empresa para que se pueda compartir y almacenar más rápida y fácilmente mediante espacios virtuales comunes. Conoce Ricoh Smart Flow y simplifica el trabajo diario.
3. Digitaliza: Si escaneas los documentos del archivo físico, tendrás un archivo digital más fácil de conservar, organizar, compartir y buscar información clave. No es necesario emplear mucho tiempo en el escaneo. Hoy en día existen escáneres con alimentadores automáticos y con detectores de alimentación doble, lo que los hace sumamente autónomos. Aquí dejamos algunas de las mejores impresoras para negocios, que pueden ayudarte en esa tarea.
4. Establece políticas internas: Toda la empresa debe entender la importancia de imprimir solo si es estrictamente necesario, a doble cara y, si es posible, en papel reciclado.

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Reducir el consumo de papel en la oficina es beneficioso para el medio ambiente, mejora la eficiencia, la organización y la seguridad de la información. Además, puede ser el puntapié inicial para la implementación de automatizaciones, que mejoran la productividad y simplifican el trabajo.

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