Equipos esenciales para salas de reuniones colaborativas

Una sala de juntas no es solamente donde se realizan las reuniones en una empresa. Puede ser también donde ocurren las capacitaciones, se celebran encuentros de directivos y tomadores de decisiones, se generan ideas y se elaboran planes.

Las formas de trabajo virtuales e híbridas que hoy en día son tan comunes exigen salas equipadas para videollamadas y teleconferencias. Así, los elementos necesarios para el armado de una buena sala de juntas incluyen herramientas de software y equipos tecnológicos.

Equipamiento esencial para salas de reuniones

La calidad de los equipos de las salas de juntas es fundamental, ya que de ellos depende la comunicación virtual e híbrida. Esto define no solamente la claridad de los mensajes y el éxito de las reuniones, sino también la imagen de la empresa ante socios, clientes y empleados. A continuación detallaremos algunos de los equipos sugeridos para la conformación de una buena sala de juntas.

Pantallas y visualización

Las pantallas digitales interactivas A6510, A7510 y A8610 de Ricoh permiten, además de la visualización en conjunto de piezas audiovisuales, la colaboración y el trabajo en equipo, interviniendo sobre la pantalla de forma simultánea.

Acceda para saber más en detalle qué es una pantalla digital interactiva.

Audio profesional

Los speakers A11 para salas de reunión pequeñas, o A20 para salas grandes, tienen micrófonos que garantizan un audio limpio, sin ruidos ni ecos. En caso de reuniones uno a uno o con pocas personas, los auriculares pueden ser una mejor opción.

Videoconferencia

Otros elementos necesarios para una buena reunión virtual son las cámaras, de cuya calidad dependen las imágenes que se transmiten. Tener una buena conexión a internet también influye en la calidad de las imágenes y audios transmitidos.

Tecnología para colaboración: software y control del espacio

El buen funcionamiento del software para reuniones y para la gestión de la sala es casi tan importante como la calidad de los equipos.

• Software de reuniones: Son fundamentales en las salas de reuniones híbridas. Los más usados son Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Para que la reunión se desarrolle con mayor fluidez, es aconsejable probar con anticipación algunas opciones como grabar, compartir pantalla o pizarra digital.
• Scheduler externo para gestión de salas: Es un sistema de reservas integrado al calendario de la empresa. Gestiona la disponibilidad de la sala y evita conflictos.
• Controlador interno: una tablet o panel táctil dentro de la sala, que permite controlar todos los aparatos tecnológicos y facilita la automatización.

Cómo elegir el equipamiento adecuado para tu sala de juntas

Para elegir el equipo adecuadamente, es necesario tener en cuenta las necesidades de la empresa, el tamaño de la sala y la cantidad de personas que la usarán. No es lo mismo una sala de reuniones para 5 personas, para 10 o para 30. No solo el espacio físico cambia, también cambia el alcance de los micrófonos y la potencia de los parlantes, tamaños de pantalla y calidad de las cámaras.

El tipo de intercambios que se darán en este lugar también es importante. Si son más colaborativos, necesitarán pantallas interactivas y tecnologías para la participación. Si se harán solamente reuniones habladas, entonces la sala puede adquirir un formato más parecido a una sala de conferencias.

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