Como digitalizar um documento fácil e rápido

Digitalizar um documento significa converter um documento em papel a um formato digital que pode ser armazenado, visualizado e enviado através de um computador ou outro dispositivo eletrônico. Isso geralmente é feito usando um scanner ou impressora multifuncional, que tira uma imagem do documento e a salva em arquivos de imagem, como PDF, JPG ou PNG.

Algumas das vantagens da digitalização são que ela facilita o armazenamento e a organização, melhora o acesso e a busca de informações, permite o compartilhamento dos documentos e reduz o uso de papel e espaço físico.

A digitalização dos documentos pode ser feita de forma doméstica com um celular, usando um aplicativo de scanner. Mas se o volume de documentos a digitalizar for de um nível empresarial, ou a qualidade requerida for alta, é recomendado adquirir um scanner ou impressora multifuncional.

Para digitalizar um documento usando uma impressora multifuncional, siga estas etapas:

1. Prepare o documento e a impressora
   
   
   1. Ligue a impressora e conecte-a ao seu computador (via cabo USB ou Wi-Fi).
      
      
   2. Coloque o documento voltado para baixo no vidro do scanner (alinhado com as guias) ou use o alimentador automático de documentos, se houver.
      
      
2. Use o software de digitalização
   
   
   1. No seu computador, abra o programa de digitalização, que é um software desenvolvido pelo fabricante da impressora e responde ao dispositivo correspondente.
      
      
3. Configurar a digitalização
   
   
   1. Nesta etapa você deve determinar o tipo de arquivo (PDF, JPG ou PNG), a cor (tons de cinza, preto e branco ou colorido) e a resolução necessária. Quanto a este último, 300 DPI (pontos por polegadas, no acrônimo em inglês) geralmente são suficientes para texto, mas você pode selecionar uma resolução maior se precisar digitalizar imagens ou documentos com maior qualidade.
      
      
4. Inicie a digitalização
   
   
   1. Em seguida, selecione “scan” ou o comando correspondente a esta ação.
      
      
   2. Após a conclusão do processo, abra o arquivo digitalizado para verificar se o processo foi concluído com sucesso.
      
      
   3. E pronto, você já tem o arquivo digitalizado. Renomeie o arquivo se necessário e ele estará pronto para ser armazenado ou enviado eletronicamente.
      
      

• Resolução:
  300 DPI é a resolução ideal para documentos de texto, mas se o documento tiver gráficos, detalhes finos ou for para impressão de alta qualidade, 600 DPI ou mais serão necessários.
  
  No entanto, não é recomendado usar resoluções de alta qualidade desnecessariamente, pois isso tornará o arquivo muito grande, o que pode dificultar sua manipulação, envio e download.
  
  
• Limpeza:
  Poeira ou impressões digitais podem deixar marcas visíveis na digitalização. Use um pano macio e seco, ou levemente umedecido com álcool se houver manchas, para garantir uma imagem digitalizada impecável.
  
  Inclusive, evite rugas ou dobras, pois elas aparecerão na imagem final.
   
• Formato:
  O PDF é melhor para documentos longos ou com várias páginas. Se você estiver editando o texto, salve como PDF com o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) ativado.
  Entretanto, se você precisar digitalizar imagens ou gráficos, os melhores formatos serão JPEG ou PNG. 
  
  
• Cores:
  Se o seu documento tiver somente texto, é melhor digitalizá-lo em preto e branco. Caso o documento tenha logotipos ou tons diferentes, é aconselhável selecionar a opção em tons de cinza.
  
  Entretanto, se o material tiver gráficos ou imagens, você deve selecionar a opção de cor.

No caso de que o volume de documentos seja alto, a frequência de digitalização seja constante ou existam requisitos de qualidade específicos, vale a pena considerar uma solução de digitalização profissional. Se você precisa preservar documentos com valor legal, integrar informações digitais em processos internos ou usar um sistema de gerenciamento de documentos, um serviço especializado pode ser a melhor opção para você.