10 beneficios de la digitalización de documentos para empresas

En la actualidad, la digitalización es esencial en casi cualquier oficina. A continuación, detallamos sus beneficios y los trucos para su implementación.

¿En qué consiste la digitalización de documentos?

Digitalizar un documento es convertirlo de formato físico a digital. Es decir, cuando digitalizamos, transferimos la información impresa en el papel a un archivo en una computadora o dispositivo digital.

La digitalización se realiza a través de un escáner, que procesa el documento en formato papel y nos devuelve un archivo digital, generalmente en pdf o un formato de imagen.

Por medio de este mecanismo podemos guardar, enviar, compartir, gestionar y modificar documentos de forma digital, sin manipular el documento en formato papel.

Accede a más información sobre para qué sirve el escáner.

Beneficios de la digitalización de documentos

Implementar la digitalización en el día a día de las oficinas tiene diversas ventajas. Algunas de ellas son:

1- Acceso

Si buscamos un archivo o información concreta en un archivo digital, podemos encontrarlo de forma mucho más ágil que si el mismo archivo fuera en formato físico.

2- Seguridad

El acceso a los archivos digitales puede configurarse según roles. Esto evita que la información sensible caiga en manos equivocadas.

3 - Disminuye el riesgo de pérdida o daño

Los archivos digitales no corren el peligro de sufrir deterioro ante humedad, polvo, rayos solares y otros factores climáticos. Además, es más difícil que se pierdan.

4 - Ahorro de espacio

Pasando del archivo físico al archivo digital, el espacio antes ocupado por papeles quedará libre, lo que puede resultar en un mejor uso del espacio físico de la oficina.

5 - Ahorro económico

Tanto en papel y tinta de las impresiones como en la contratación de espacio para almacenar los archivos físicos. También, en algunos casos, en personal para gestionar el archivo.

6 - Cuidado del medio ambiente

Evitar imprimir documentos y gestionarlos solamente de forma digital implica un ahorro de papel y tinta que significa un aporte al cuidado medioambiental.

7 - Ventaja competitiva

La digitalización mejora considerablemente la gestión documental, lo que se traduce en maximización de la eficiencia de los procesos, mejor utilización de los recursos y mejoras en la competitividad.

8 - Aumento de la productividad

El archivo digital ahorra mucho tiempo en la oficina, lo que mejora la productividad. Además, la digitalización de los procesos es el puntapié inicial que habilita la automatización, lo que mejora considerablemente la eficiencia de los procesos.

9 - Flexibilidad

La digitalización permite compartir información en segundos, hacer modificaciones sin modificar el archivo original, acceder al archivo en la nube desde cualquier dispositivo, entre otros beneficios.

10 - Protección ante desastres

Inundaciones, incendios, terremotos y otros desastres pueden acabar con los archivos físicos. Por medio de la digitalización es posible mantener la información sensible a salvo.

Cómo implementar una estrategia documental eficiente

Para digitalizar con eficiencia es necesario:

• Seleccionar los archivos que más se usan.
• Establecer pautas claras sobre cómo nombrar y guardar los archivos.
• Digitalización de los documentos más usados o importantes.
• Elegir herramientas y servicios en la nube comunes a toda la empresa, para que la comunicación no se vuelva caótica.
• Definir permisos de acceso a cada documento y establecer cuáles serán los flujos de trabajo. Este paso es el ideal para incluir la automatización.

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