Este proceso optimiza el uso de la tecnología, facilita el ahorro, y genera impacto en la sostenibilidad. Aquí conoceremos los beneficios de la digitalización de documentos.

Esta práctica transforma documentos físicos en archivos digitales. Estos pueden ser documentos de texto, PDFs o imágenes escaneadas. Facilita la gestión, el acceso y el almacenamiento de la información de forma práctica y eficaz, además de tener otras ventajas.

Los archivos digitales pueden consultarse y recuperarse de forma rápida desde cualquier lugar, por ejemplo, mediante una plataforma en la nube. Esto ahorra tiempo y permite más eficiencia. 

Los documentos digitalizados pueden almacenarse en ambientes protegidos y ser rastreables, por ejemplo en salas cofre. De esta forma, solo aquellos usuarios autorizados pueden acceder a los documentos asegurados con una clave. La rastreabilidad habilita saber cuándo se han realizado cambios en los documentos, y permite crear niveles de acceso según cada usuario. 

La digitalización permite que los documentos se mantengan en buen estado y disponibles cuando se los necesite. Evita las pérdidas y el deterioro por el tiempo. El contenido se mantiene intacto y accesible para consultas las veces que se requiera.

Se optimiza el uso del espacio: la información se archiva y se accede a ella sin ocupar espacio físico. 

Los archivos en papel requieren gastos para el espacio de almacenamiento, además de la contratación de personal para su gestión. Con la digitalización, las empresas pueden convertir papel, microfilm o microficha en formatos digitales, lo que reduce costos en tinta y papel. 

La fabricación de papel tiene un elevado costo ambiental, por ejemplo, se utilizan 10 litros de agua solo para producir una hoja de papel de tamaño A4. Al apostar por la digitalización de documentos, las empresas no solo reducen gastos en materiales, sino que contribuyen a la preservación del medio ambiente. 

Esta transformación es clave tanto para grandes corporaciones, como para empresas pequeñas. Una mejor administración de documentos maximiza los procesos internos y optimiza la gestión documental, lo que aumenta la competitividad y satisfacción de los clientes. 

Al acceder a documentos digitalizados, el tiempo de búsqueda del archivo deseado se reduce significativamente.

El contenido digital se puede integrar en cualquier documento electrónico, se puede modificar y convertir a distintos formatos. También pueden enviarse fácilmente por correo electrónico o incluirlos en plataformas internas de la empresa. 

Los archivos físicos están en riesgo permanente de incendios o desastres naturales. Al digitalizar los archivos y almacenarlos en una nube, se asegura su acceso, calidad y protección en todo momento. 

La digitalización de documentos no solo mejora la seguridad de la información, sino que brinda ventajas importantes como el ahorro de costos y espacio, así como flexibilidad y protección ante incidentes o desastres. Además, es una medida ecológica que genera una ventaja competitiva en tu empresa.