La gestión documental es la práctica que implica almacenar, administrar, y recuperar documentos. Con el tiempo, la gestión de documentos en formato digital se ha vuelto cada vez más común en las empresas que buscan mayor eficiencia y mejorar la productividad en general. 

La gestión documental se refiere a los procesos, normas y recursos empleados para administrar los documentos en una organización. Su propósito es garantizar el acceso y la integridad de la información, facilitando su almacenamiento, control y seguimiento. De esta forma, se agiliza el flujo de trabajo diario. 

En el entorno digital actual, adoptar un sistema especializado en gestión documental (DMS) permite el ahorro de tiempo y costos al reemplazar los documentos físicos. Además, ofrece mayor seguridad con un acceso controlado, y hace posible buscar y recuperar datos rápidamente.

Incorporar un sistema de gestión documental especializado es imprescindible para:

• Centralizar la documentación en un único lugar.
• Encontrar datos específicos de inmediato.
• Resguardar la confidencialidad de la información.
• Automatizar los procesos de trabajo.
• Impulsar métodos responsables con el medio ambiente, sin el uso de papel.

El software de gestión documental transforma tu oficina en un espacio libre de papeles. Las técnicas incluyen:

• Escaneo: Escanear documentos con una fotocopiadora, un escáner o un smartphone, y luego indexarlos, guardarlos, o activar flujos de trabajo. 
• OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Traduce el texto de imágenes en datos utilizables para el software empresarial. 
• Captura de correos electrónicos: Guarda y clasifica correos con sus adjuntos desde la bandeja de entrada.
• Importación: Los documentos de otros sistemas pueden importarse al gestor y distribuirse por flujos de trabajo.
• Formularios electrónicos: Estos sustituyen a los de papel y a los PDFs incómodos de usar. Elimina la introducción manual de datos, lo que ahorra tiempo y los hace más precisos.

• Concentración de documentos: Actúa como un centro único para depositar, buscar, editar y compartir datos.
• Ubicación inmediata: Permite encontrar y gestionar documentos rápidamente. Mediante una solución en la nube, los usuarios localizan los archivos en cualquier lugar, momento y en cualquier dispositivo. 
• Distribución eficaz: Se le asignan metadatos, etiquetas y categorías a cada documento, lo que permite ubicarlos con palabras clave. 
• Eficiencia operativa: El mantenimiento es de bajo costo. Se optimiza el flujo de documentos con la creación de ciertas reglas.
• Seguridad: Protege la información confidencial con estrictas políticas de seguridad y controles de acceso. El sistema basado en la nube asegura la preservación de datos críticos en caso de desastres. 
• Colaboración: Facilita el trabajo en conjunto. La función de registro de auditoría permite ver quién ha visto o modificado archivos, clave para identificar y corregir errores.

En el entorno digital actual, la forma en que organizamos y almacenamos la documentación es clave para potenciar el trabajo empresarial. Más allá de ser una necesidad operativa, implica dar un paso hacia la innovación y la sostenibilidad corporativa.