¿Qué es la gestión de documentos y cómo implementarla?
¿Qué es la gestión de documentos y cómo implementarla?
En una oficina se generan documentos constantemente, y cuando no se controla el flujo de documentación, es común que se termine empleando el doble de tiempo para realizar una tarea, solo por el hecho de que el archivo no está bien ordenado. La gestión documental es una solución a este problema.
¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión documental es el proceso de capturar, organizar, almacenar o recuperar documentos que surgen del trabajo diario en una oficina.
Antiguamente, se realizaba de forma manual, organizando los documentos físicos, plasmados en hojas de papel, en archivos y biblioratos. Hoy en día, se entiende que la gestión documental digital es más eficiente, habilitando posibilidades como la automatización y el trabajo en la nube.
¿Por qué es importante la gestión documental?
La optimización de la gestión documental facilita la búsqueda, el almacenamiento, la organización y el trabajo diario con los documentos y con la información que contienen.
Este mecanismo permite, por ejemplo, encontrar con rapidez los documentos o la información específica que buscamos, sin tener que hurgar en papeles. Asegura que solamente el personal autorizado acceda a ellos, y los resguarda de agentes del clima o catástrofes que puedan dañarlos.
¿Cómo llevar a cabo una correcta gestión documental?
Para que el proceso de gestión documental sea exitoso, se recomienda seguir los siguientes 6 pasos:
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Crear una política documental: Su función será definir qué documentos se generan, asignar responsables, definir cuánto tiempo se conservará cada tipo de documento, saber quién lo usa y para qué, y configurar accesos.
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Definir organización de los archivos: Crear una estructura lógica que facilite la búsqueda posterior de los documentos. Por ejemplo, nombrar carpetas por año o por proyecto. Los nombres de los archivos deben ser claros y estandarizados.
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Digitalizar los documentos: Seleccionar los documentos más utilizados que aún están en formato físico y escanearlos. Se recomienda la utilización de un escáner con uso de OCR para hacerlos legibles por las herramientas de búsqueda digitales. Un escáner con alimentación automática también hará una gran diferencia en la eficiencia de este proceso.
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Implementar un Sistema de Gestión Documental: Este le permitirá buscar con rapidez, controlar versiones, configurar los accesos según roles e implementar automatización del flujo de trabajo.
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Capacitar al equipo: Quienes gestionan documentos deben estar al tanto de las reglas y los pasos a seguir para que todo lo establecido pueda ser llevado a cabo.
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Monitorear y mejorar: Se debe mantener la atención a posibles fallas y posibilidades de mejora, incluso después de implementado el sistema, para evitar la obsolescencia o nuevos cuellos de botella que puedan surgir.
Beneficios de contar con un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental tiene varias ventajas. Algunas de ellas son:
Ahorro de tiempo
La búsqueda de documentos, el compartir, modificarlos y todo el proceso de trabajo en general serán más rápidos.
Confidencialidad
Es posible asignar diferentes permisos de acceso según roles, lo que impide que terceros puedan acceder a información confidencial.
Automatización
Hace mucho más fácil y factible la automatización, lo que mejora la eficiencia de los procesos.
Sostenibilidad
Se ahorra papel y tinta de las impresiones, lo que, además de ser un beneficio para el bolsillo, lo es para el medio ambiente, además de utilizar mejor el espacio de la oficina.
Seguridad
Se resguarda a los documentos del deterioro que les pueden causar los agentes del clima, y de las pérdidas o descuidos.
Optimiza tu flujo de trabajo con la gestión de documentos de Ricoh
La implementación de un sistema de gestión documental digital es un gran avance hacia la eficiencia y la sostenibilidad de una empresa. Si quieres dar el paso hacia la gestión documental de la mano de Ricoh, accede a sus soluciones de automatización.
