¿Para qué sirve el escáner de oficina y cómo funciona?

Un escáner es un aparato que convierte documentos en papel al formato digital. Hoy en día es un aparato imprescindible en cualquier oficina que maneje documentos en papel, ya que digitalizarlos significa una gran ventaja al almacenarlos, compartirlos, organizarlos y revisitar su contenido en el día a día laboral.

¿Para qué sirve el escáner en una oficina?

Algunos de los beneficios de guardar archivos en formato digital son:

Integrarlos a sistemas OCR (reconocimiento óptico de caracteres)

De esta manera podremos editarlos e integrarlos en búsquedas avanzadas con palabras clave.

Compartir

Se vuelve mucho más ágil y fácil compartir un documento digital que uno físico.

Organización

Organizar documentos digitales no solo es más fácil y rápido, sino que también suele ser más conveniente si tienes una oficina con poco espacio.

Conservación

Preservar la información contenida en los documentos frente a la humedad, el polvo u otros factores ambientales que puedan dañar las hojas de papel.

¿Cómo funciona un escáner de documentos?

El uso de los escáneres suele ser intuitivo, y su proceso de trabajo es rápido. Consta básicamente de los siguientes tres pasos:

1. Se coloca el documento sobre el cristal del escáner. En este paso debe tenerse en cuenta la posición en la que colocamos la hoja, ya que si queda fuera del rango del escáner, la imagen puede quedar recortada. El aparato suele indicar cómo colocar la hoja correctamente.

2. Apretamos el botón para dar inicio al escaneo y se prende una luz que ilumina el documento.

3. Los sensores del escáner miden la cantidad de luz reflejada a través de la imagen y convierten la luz a valores digitales que permiten reconstruir la información plasmada en el documento, teniendo como resultado un archivo digital.

Ventajas de utilizar un escáner de oficina

Una de las principales beneficios de la digitalización de documentos es la facilidad para compartir archivos. Los documentos digitalizados pueden enviarse por correo electrónico, mensajería instantánea, subirse a la nube, etc. Esto facilita el trabajo híbrido y en equipo, agiliza procesos y mejora la comunicación.

El poder duplicar un documento con facilidad también es una gran ventaja, ya que facilita su conservación. Podemos tenerlo guardado en varios dispositivos o formatos que dificulten su extravío. Además, podemos trabajar sobre una copia del documento, cortarlo o editarlo sin modificar el original.

La utilización de un sistema OCR en los documentos escaneados permite la edición y la búsqueda de palabras clave, lo que facilita y agiliza muchísimo el trabajo diario. Además, la disminución de los archivos en papel ahorra espacio en la oficina, además de proteger la información contenida en ellos de los factores ambientales que puedan destruir los documentos.

Optimiza tu gestión documental con escáneres Ricoh

La digitalización optimiza la gestión documental, facilitando el almacenamiento, la organización, el compartir, la edición y el uso diario de la información. En definitiva, incorporar un escáner en la oficina contribuye a agilizar los procesos, ahorrar espacio y proteger la información. Los escáneres Ricoh son una excelente opción para una gestión documental más ágil, práctica y segura.

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