Cómo escanear un documento en cualquier impresora

A veces es necesario tener documentos en formato digital. Para enviarlo rápidamente, para consultarlo sin tener que transportarlo físicamente o bien para mejorar la accesibilidad y colaboración en un equipo.

Lo que necesitamos es un escáner o una impresora multifuncional, es decir, una impresora que viene con la función “escáner” integrada. Después del escaneo, el archivo digitalizado puede guardarse en una PC o en un celular. Contando con estos elementos lo que sigue es vincularlos. Esto se puede hacer con un cable USB o WiFi.

Si el equipo utilizado en el escaneo es una computadora, debes instalar el software de la impresora para poder recibir el documento digitalizado en este aparato. En cambio, si vas a escanear desde un celular, hay que tener en cuenta que debes bajar una aplicación (gratuita) que proporciona el fabricante de la impresora o escáner que estés usando o bien bajarlo desde la tienda de aplicaciones. 

1. Cuando los dispositivos estén vinculados, abrimos la tapa de la impresora y colocamos cuidadosamente el documento a escanear. La cara a escanear va boca abajo. Si quieres escanear las dos caras, deberás escanear una y luego la otra. Es posible que tu impresora tenga la opción dúplex. Si es así y quieres escanear las dos caras, escoges esta opción.
   
   
2. Elegimos la resolución, teniendo en cuenta que a mayor resolución, más demorará en escanear, pero la imagen digitalizada será más nítida.
   
   
3. Hacemos clic en “vista previa”, pudiendo reducir o ampliar la imagen o desechar partes que no interesen.
   
   
4. Si el documento tiene más de una página, escanéalas en este paso para que queden agrupadas.
   
   
5. Elegimos el formato de salida, que puede ser PDF, JPG, PNG entre otros formatos de archivo de imagen. Y está listo el escaneo. Ya podemos imprimir, guardar o compartir el documento digital.

Si el equipo con el que cuentas no es multifunción, es decir, cumple la función de escáner, tienes la opción de escanear los documentos a través de una foto tomada con un celular o la webcam de una computadora. Existen diversas aplicaciones para digitalizar de esta forma, aunque acostumbra ser un proceso engorroso y la calidad del escaneo no se compara con la de un escáner profesional. Elementos como el movimiento involuntario de las manos o la iluminación hacen que la calidad de la imagen obtenida sea muy inferior, además de que es inviable optar por este método si el volumen de documentos a escanear es muy alto.

Otra alternativa posible es tercerizar el servicio de escaneo, a través de una empresa que brinde Servicios Administrados de Impresión. Es una forma de olvidarse del problema, garantizar un servicio de calidad y ahorrar dinero. 

El escaneo permite la agilidad en la gestión documental, ahorrar espacio, automatizar procesos, trabajar de forma colaborativa y facilitar el acceso. El escáner se ha vuelto un equipo indispensable en las oficinas, o, para quienes deseen ahorrar espacio, las impresoras láser cumplen tanto la función de imprimir como de escanear. 

En caso de que no tengas recursos humanos o económicos para hacer el escaneo en la oficina, no tengas espacio para alojar más aparatos o simplemente no te quieras preocupar por ese asunto, en Ricoh también tenemos la solución hecha a medida para ti, brindándote el servicio de impresión que necesites.