La gestión del flujo de trabajo implica planificar, organizar y maximizar el proceso de trabajo. Es esencial para garantizar la eficiencia y el logro de las metas de manera ordenada y práctica. Aquí verás en qué consiste, cómo gestionarlo, y las ventajas que tiene para tu empresa.

Un flujo de trabajo es un concepto que refiere a la secuencia de trabajo o a la información de una tarea a otra en una unidad de negocio, representado en un plano visual. Los flujos de trabajo pueden ser manuales, hechos de forma automatizada o una mezcla de ambos. 

Los flujos de trabajo son diseñados con el fin de lograr metas específicas, seguir cada etapa del proceso y ver vías de mejora. Estos diagramas suelen usar flechas, rectángulos, círculos y rombos, entre otras figuras. Deben ser precisos y ejecutarse según reglas establecidas.

Veamos un flujo de trabajo para la devolución de un producto en una tienda online:

1. El cliente inicia la solicitud de devolución en la web.
2. Revisión de la compra: verificar que el producto haya sido adquirido dentro del período permitido para devolución.
3. Evaluación del estado del producto o del defecto causante de la devolución.
4. Confirmación de la política de devolución y aprobación del cambio.
5. Envío de los pasos del retorno del producto. 
6. Recepción y revisión del producto. 
7. Envío del nuevo producto o proceso de reembolso. 

Ofrece un mapa visual
La representación gráfica del proceso de trabajo permite la comprensión sencilla de cada paso y sus interconexiones. 

Detección de errores
Estos diagramas ayudan a identificar fallos y posibles ineficiencias en el proceso. A la vez que permite el control del rendimiento y el progreso del equipo, y nuevas implementaciones.

Permite asignar roles
La asignación de roles contribuye a la eficiencia operativa: se alinean las tareas con las habilidades convenientes.

Mejora el trabajo colaborativo
Fomenta la comunicación entre los miembros del equipo, abriendo puertas para aportes y soluciones conjuntas.

Es flexible 
Es una herramienta que se adapta a las necesidades de cada equipo y según las circunstancias, fácilmente actualizable.

Automatización
Al implementar tecnologías adecuadas, no se pierde tiempo en tareas repetitivas ni facilita el volumen de trabajo en los colaboradores implicados.

Permite decisiones informadas
El contenido que el flujo presenta permite evaluar de forma objetiva y cuantificable, permitiendo la toma de decisiones fundamentadas y puntuales.

Fijación de objetivos: Establecer las metas que se buscan en el flujo de trabajo. Este es el punto de partida para instaurar las actividades.

Creación de las tareas: Es importante dividir el proceso en acciones específicas, dónde inicia, los pasos a seguir, y dónde termina el proceso. 

Recopilación de datos: Comunícate con el equipo y las personas adecuadas para recabar la información y las aprobaciones necesarias para realizar tu diagrama. 

Herramientas: Es imprescindible establecer los recursos digitales necesarios para la creación, monitoreo y evaluación del flujo de forma eficiente. Un software para crear este modelo visual es:

• Ricoh Smart Flow

Asignación de roles: Plantear las responsabilidades que corresponden a cada tarea y determinar las personas para hacerlas. Cada paso del flujo debe contar con un miembro encargado de la supervisión. 

Al tener un modelo visual a seguir, se simplifica la comprensión de distintos procesos de trabajo. Permite identificar los objetivos y etapas de cada proceso de manera rápida, tanto para miembros establecidos en la empresa, como para los nuevos. Asegúrate de crear cada flujo con el software que mejor se adapte a lo que buscas para tener la mejor experiencia.

No dejes que tus procesos se queden atrás. Empieza a gestionar tus flujos de trabajo de manera eficiente y aprovecha todas las ventajas que la automatización, la asignación de roles y la visualización de tareas pueden ofrecerte. En  Tienda Ricoh contamos con  herramientas adecuadas, con las que mejorarás la productividad, reducirás costos y tomarás decisiones más informadas.

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