Si buscamos potenciar la eficiencia operativa de la empresa, adoptar sistemas de gestión de proyectos es crucial para un flujo de trabajo productivo. 

En este artículo verás qué son las herramientas de gestión de proyectos para que tu decisión sea informada.

Las herramientas de gestión de proyectos son plataformas o sistemas hechos para facilitar a los equipos en la planificación, ejecución y evaluación de cada proyecto de forma eficiente. Además, permite administrar los recursos, determinar y asignar las tareas requeridas para cumplir con los objetivos establecidos. 

Además, este software habilita a los usuarios a gestionar el tiempo y los presupuestos para cumplir con los plazos pautados, aprovechando los recursos disponibles.

Hay distintos tipos de herramientas focalizadas en aspectos diferentes del proyecto, estas son: 

1. Herramientas de planificación
   Ayudan a establecer las tareas del proyecto y establecen cronogramas para ello. Incluyen diagramas, calendarios y timelines.
   
   

2. Herramientas de gestión de las tareas
   Crean, priorizan y asignan tareas. Con estas herramientas se puede controlar la actividad en el día a día. 
   
   

3. Herramientas de colaboración
   Permiten que los miembros del equipo se comuniquen, clarifiquen ideas, objetivos y compartan archivos en tiempo real. 
   
   

4. Herramientas de seguimiento
   Estas herramientas permiten el monitoreo regular del desempeño en las tareas mediante métricas y reportes, datos esenciales que permiten evaluar la ejecución. 
   
   

5. Herramientas de gestión de recursos
   Asignan y gestionan el personal necesario, los materiales y el presupuesto.
   
   

6. Herramientas de análisis
   Generan informes detallados sobre el desempeño del equipo y la evolución del proyecto.

En Ricoh contamos con Ricoh Smart Flow, una plataforma que integra las funciones de distintas herramientas y que se adapta a lo que necesites: gestiona tareas y flujos de trabajo, establece los tiempos, permite la colaboración, gestiona recursos y evalúa el estado.

Entre sus ventajas, se encuentran:

• Más eficiencia: Facilita la organización de las tareas y las responsabilidades. Facilitan la gestión del gerente de proyectos (o project manager) y la gestión de cada miembro dentro del proyecto. 
  
  

• Mejora de la comunicación: Permite una comunicación fluida entre todo el equipo, lo que se traduce en mayor trabajo colaborativo, intercambio de ideas, y agiliza el flujo de trabajo general. 
  
  

• Monitoreo constante: Los gestores del proyecto pueden revisar y controlar el proceso en tiempo real, acceder a los últimos datos, y pensar en las acciones más convenientes para el progreso. 
  
  

• Regula el presupuesto: Ayuda a controlar la inversión del proyecto brindando seguridad y estabilidad. 
  
  

• Familiarización: Adaptarse a usar un sistema en donde se requiere cargar las tareas puede ser difícil en un principio. Existen plataformas con funciones predeterminadas o plantillas que facilitan. 
  
  

• Aprendizaje y cultura: El registro de las tareas y del tiempo puede ser un reto. Aquellas herramientas que ofrecen estimaciones pueden ayudar notoriamente. Lograr el compromiso con el uso de la herramienta puede llevar tiempo en un equipo grande. 
  
  

• Poca adaptación del sistema: A veces las herramientas pueden ser difíciles de integrar con otras plataformas, lo que puede ser un problema para recopilar los datos apropiados y generar reportes. 
  
  

• Demasiadas funciones: Hay herramientas complejas que pueden confundir. Usar opciones simples y flexibles es clave. 
  
  

La finalidad de estas herramientas es fomentar la colaboración entre los miembros del equipo de trabajo, organizar, y evaluar el proceso maximizando los recursos, lo que permite tomar decisiones más informadas y certeras.