¿Qué es la digitalización de documentos y por qué es clave?

La digitalización de documentos tiene un rol fundamental en el marco de la transformación digital y modernización de las empresas. En esta guía verás qué es la digitalización de documentos, cuáles son sus beneficios y qué herramientas usar.

Es el proceso que convierte archivos físicos, como fotos e impresiones en papel, microfilm o microficha, en formatos digitales. La meta fundamental es almacenar, administrar y acceder a la información de manera electrónica. Se realiza con escáneres u otros dispositivos especializados. La digitalización de los documentos agiliza su gestión, garantizando la mejor seguridad. 

1. Agiliza la gestión
   Los documentos se pueden consultar desde cualquier lugar, maximizando los tiempos. Facilitan el rastreo, el orden y la recuperación. 
   
   
2. Mayor seguridad
   La información digitalizada permite ser respaldada y protegida mediante sistemas de encriptación o contraseñas, y pueden compartirse a usuarios específicamente designados, con distintos niveles de acceso. Cada cambio en los documentos, además, puede ser monitoreado. 
   
   
3. Ahorro de tiempo y dinero
   No se ocupa ningún lugar físico. Los archivos en papel requieren invertir en espacios de almacenamiento y en personal para su gestión. Además, se ahorra en tinta y papel. 
   
   
4. Menos peligro de pérdida y daños
   Los documentos mantienen la misma calidad y permanecen disponibles cuando se los necesite. De esta forma, se evitan las pérdidas y el deterioro.
   
   
5. Aumenta la productividad y competitividad
   El tiempo de búsqueda es mucho menor, lo que favorece la productividad. Además de ser mucho más eficiente internamente, la experiencia con los clientes mejora, y como resultado, contribuye a mejorar la capacidad de competencia.
   
   
6. Flexibilidad
   El contenido digital puede ser incorporado en archivos electrónicos de cualquier tipo, y pueden ser modificados y convertidos en formatos diversos.
   
   
7. Protege el medioambiente
   Una hoja de papel tamaño A4 se fabrica utilizando 10 litros de agua. Adoptar esta práctica ahorra materiales, y permite responder a las demandas del cuidado medioambiental.
    
8. Protección ante desastres
   Los archivos digitalizados y almacenados en una nube los protegen ante cualquier crisis climática o riesgo de incendio. 

1. Recopilación de los documentos
   

   Estudia los documentos físicos existentes y recolecta todos los documentos que necesitan ser digitalizados. Es útil revisar el contenido de los archivos y definir su relevancia en los procesos de la organización. Esta instancia es práctica para descubrir documentos que pueden ser descartados. 

   
   

   Las herramientas de gestión documental pueden facilitar el inventario digital de los documentos ya existentes.
   
   

2. Clasificación

   Después de recopilar los documentos, el siguiente paso es clasificarlos según el criterio más conveniente: tipo de documento, fecha o nombre. Este es el paso inicial para establecer un orden eficaz para el resto del proceso.
   
   

   Las plataformas de gestión de documentos (DMS), y las herramientas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), son excelentes recursos para clasificar y categorizar los documentos digitalizados.
   
   

3. Digitalización 
   

   Luego de recopilar los documentos y establecer una clasificación, llega la etapa de escaneo. Asegúrate que las imágenes generadas sean nítidas y precisas. 

   
   

   El uso de equipos escáneres avanzados o equipos multifuncionales son perfectos para esta función. 
   
   

4. Indexar los documentos digitales
   

   Una vez que los documentos están digitalizados, debemos definir los parámetros de indexación, pueden ser categorías o palabras clave para encontrarlos fácilmente y recuperarlos cuando sea necesario. 

   
   

   Es importante que la indexación se integre con el software de gestión documental. Esta solución automatiza la indexación con metadatos y etiquetas. Así será sencillo ubicarlos y organizarlos con el tiempo. 

   
   

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La productividad laboral ayuda a impulsar la economía de tu empresa. Permite optimizar el uso de recursos, el desempeño en las tareas y el alcance de las metas. La organización del trabajo, implementar las herramientas digitales adecuadas, y generar un entorno laboral positivo son vitales para maximizar tu negocio.Esta práctica es esencial para optimizar la gestión de la información dentro de las empresas. Contribuye a la agilidad operativa y permite el ahorro en materiales y espacio. Al mismo tiempo, es fundamental en todas los negocios que buscan actualizarse y responder a las demandas del compromiso medioambiental al reemplazar el uso de papel. Es un paso necesario dentro de la transformación digital de las organizaciones.