El mundo empresarial se encuentra en plena transición digital. En este contexto, convertir documentos físicos en archivos digitales es una práctica esencial en esta transformación. La digitalización de documentos ofrece grandes ventajas, entre ellas, es ecológica y potencia la gestión mientras reduce costos. 

Aquí te explicamos qué es la digitalización de documentos, qué beneficios tiene, cómo llevarla a cabo y cómo Ricoh te ayuda a potenciar todo el proceso.

Digitalizar documentos se refiere a convertir los archivos físicos en formatos digitales con el uso de tecnología. Se trata de la práctica más actualizada de preservar la información del negocio en formatos cómodos y seguros, facilitando su almacenamiento, acceso y edición.

Este proceso proporciona grandes ventajas tanto para la gestión documental como el flujo de trabajo diario, veamos con más detalle: 

1. Ahorro en espacio físico y costos
   
   Eliminar el papel minimiza los gastos en su compra y en los cartuchos. Además, no se necesita espacio físico para almacenar la información y se ahorra en su distribución.
   
   

2. Mayor seguridad
   
   Este sistema digital garantiza la confidencialidad del contenido al tener cifrado, auditorías y permiten establecer controles de acceso. Asimismo, simplifican el cumplimiento normativo. 
   
   

3. Mayor productividad
   
   La gestión digital de documentos hace mucho más rápida la búsqueda, la modificación y la recuperación de la información. Esta optimización del tiempo permite poder focalizarse en tareas complejas y de mayor valor para los objetivos del negocio. A su vez, establece un flujo de trabajo digital ágil y coordinado.
   
   

4. Facilidad de acceso y colaboración
   
   Mediante el uso de sistemas basados en la nube, los documentos pueden ser consultados y administrados desde cualquier ubicación y a través de diversos dispositivos, esto habilita el trabajo remoto y colaborativo de forma fluida. 
   
   

5. Sostenibilidad
   
   Este proceso contribuye notoriamente al cuidado medioambiental, siendo una solución óptima para aquellos negocios comprometidos con disminuir su huella ambiental e impulsar su imagen empresarial.
   
   

6. Seguridad de preservación
   
   Los archivos digitales están protegidos contra desastres como incendios o inundaciones, brindando garantía a largo plazo y permitiendo hacer copias de respaldo.
   
   

Veamos los pasos a seguir: 

1. Evalúa y clasifica los documentos existentes
   
   El proceso comienza por identificar el tipo de documentos que se desea digitalizar. Es esencial ordenarlos según su importancia y cantidades.
   
   

2. Escaneo e indexación
   
   Procede a escanear los documentos, asegúrate de asignar metadatos, como fecha, tipo de documento y nombre, para clasificarlos eficazmente y facilitar su ubicación. 
   
   

3. Organiza y almacena los archivos digitales
   
   Diseña una estructura lógica y sencilla. Luego, elige almacenarlos en un servidor o sistema basado en la nube.
   
   

4. Establece políticas de seguridad
   
   Configura los accesos, la encriptación, y establece los patrones de auditoría y respaldo.
   
   

5. Capacita a tu equipo
   
   Es clave formar al personal en este proceso para asegurar el uso eficiente y colaborativo.

Ricoh es una excelente solución en la gestión documental digital gracias a su reconocida tecnología avanzada. Con enfoque innovador y ecológico, te brindamos lo que necesitas para una transición fácil, sólida y segura, alineada a las mejores prácticas. Para lograr esto, te aportamos:

• Soluciones de integración total que combinan el escaneo con indexación automatizada y sistema de gestión documental.
  
  

• Escáneres precisos que soportan altos volúmenes, con imágenes de alta fidelidad al documento físico y con OCR incluido. 
  
  

• Servicios de instalación, formación del personal y mantenimiento continuo de los sistemas.
  
  

La digitalización de documentos impulsa una gestión segura, sostenible y más eficiente, y entre sus principales beneficios, potencia a la empresa en materia de productividad y en su imagen competitiva. Siguiendo el orden adecuado y el apoyo de soluciones especializadas como las de Ricoh, tu empresa dará el salto al ecosistema digital con facilidad y firmeza.

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