¿Qué es la gestión documental en una empresa?

La gestión documental es la administración de los archivos que maneja una organización. La creciente innovación tecnológica ha dado paso a gestionar los documentos de forma digital, que permite mayor eficiencia y productividad en las empresas.

En esta guía te explicaremos qué es la gestión documental en una empresa, sus beneficios y daremos recomendaciones.

Se trata de almacenar, administrar y recuperar los documentos de una empresa a través de procesos, normas y recursos. El objetivo es garantizar el acceso y la integridad de la información, facilitando su control y seguimiento. 

Implementar un sistema especializado en gestión documental (DMS) que digitaliza los documentos físicos, tiene múltiples ventajas: reduce costos, ahorra tiempo, mayor seguridad de acceso, y facilidad de búsqueda y recuperación de datos.

• Centraliza los documentos
  El sistema de gestión de documentos funciona como un centro único para depositar, rastrear, modificar y compartir los datos que se necesiten.
  
  

• Ofrece ubicación inmediata
  Al concentrar los documentos, encontrarlos y administrarlos es fácil. Un sistema de gestión basado en la nube permite que los usuarios localicen los archivos en cualquier momento y lugar, desde cualquier dispositivo.
  
  

• Es eficiente
  La digitalización elimina las tareas manuales de búsqueda y envío de documentos físicos. Su mantenimiento suele ser de bajo costo, en relación a la gestión manual que incluye uso de papel, impresiones y espacio de archivo. Los sistemas basados en la nube reducen costos de soporte técnico e infraestructura.
  
  Además, el sistema permite agregar reglas automatizadas que optimizan el proceso, como aprobaciones, alertas de vencimiento y permisos de acceso.
  
  

• Facilita la distribución
  Cada documento tiene asignado metadatos, etiquetas y categorías para ubicarlos mediante palabras clave.
  
  

• Tiene mayor seguridad
  Tiene estrictas políticas de seguridad y control de acceso para proteger información confidencial. 
  
  

• Permite la colaboración
  El sistema facilita el trabajo en equipo ya que permite el acceso simultáneo de los usuarios. Además, tiene función de registro de auditoría que muestra quién ha visto y modificado los documentos, lo que ayuda al monitoreo de los cambios.
  
  

1. Digitalización y captura de documentos
   Esto incluye el escaneo de los documentos y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que convierte las imágenes en texto buscable y editable para integrar los datos al sistema empresarial, clasificar correos electrónicos y formularios electrónicos para ingresar los datos al sistema.
   
   

2. Importación y concentración de documentos
   Se integran los documentos desde otros sistemas para su organización en un solo lugar. 
   
   

3. Clasificación y almacenamiento
   Una vez importados, los archivos se clasifican y se guardan para su acceso. 
   
   

4. Automatización del flujo de trabajo
   El sistema gestiona y distribuye los documentos siguiendo las reglas predefinidas.
   
   

5. Control
   Se establecen permisos para cada documento, así como registros de actividad, garantizando el seguimiento de las acciones. 
   
   

Para elegir una solución de gestión documental, lo principal a considerar es que el sistema sea fácil de usar, que garantice la seguridad de los datos y el acceso desde cualquier lugar, así como la automatización y reducción de tareas manuales. 

La solución Ricoh Smart Flow es perfecta en este contexto. Este sistema inteligente digitaliza, automatiza y permite la consulta de documentos en línea, optimizando los flujos de trabajo. Además, ofrece escaneo, control de acceso, firma electrónica y almacenamiento seguro.