Aprende cómo se digitaliza un documento, las herramientas necesarias y los beneficios para tu empresa. Descubre cómo Ricoh puede optimizar este proceso.

Digitalizar documentos es un proceso clave para el desarrollo tecnológico de toda empresa y mejorar la productividad de su gestión. En esta guía verás cómo se digitaliza un documento, cuáles son sus beneficios, qué utilizar y cómo las impresoras Ricoh te ayudan en este proceso. 

La digitalización de documentos trata de convertir los archivos físicos del negocio en archivos digitales, estos pueden ser PDFs, documentos de texto o imágenes digitales escaneadas. Su objetivo es acceder, almacenar, y administrar los datos de forma electrónica. Como resultado, esta práctica agiliza las tareas de la gestión de documentos.

1. Selecciona los documentos necesarios
   En primer lugar, revisa todos los documentos que hay y determina cuáles de ellos requieren digitalizarse. Puedes organizarlos según su importancia, y de esta forma poder detectar los documentos que se pueden descartar.
   
   

2. Clasifica los documentos seleccionados
   Después de reunir los documentos para digitalizar, clasifícalos con el criterio que consideres, ya sea por nombre, fecha o contenido. Este paso es recomendable para un proceso seguro. 
   
   

3. Digitaliza
   Escanea los documentos ya clasificados. Revisa que cada archivo escaneado sea claro y legible. 
   
   

4. Indexa los documentos digitales
   Luego de escanearlos, organiza los documentos por frases clave o categorías para rastrearlos fácilmente o recuperarlos si se necesita.
   
   

1. Ahorra tiempo y costos
   Trabajar con documentos digitalizados no requiere infraestructura física ni invertir en personal para gestionarlos. La digitalización también elimina el costo de la compra de tinta y papel para la impresión. 
   
   

2. Gestión ágil
   La gestión digital de documentos permite el acceso, la búsqueda y la recuperación de forma rápida. Se pueden administrar y consultar desde cualquier lugar. 
   
   

3. Mejora la productividad
   Como el acceso y la búsqueda es más rápida, maximiza los tiempos de los procesos internos y por ende, mejora la eficiencia de los servicios prestados a los clientes. 
   
   

4. Es más seguro
   Al digitalizarse, los documentos son protegidos con sistemas de contraseñas o encriptación. Además, se permite asignar distintos niveles de acceso a los usuarios, por lo que solo las personas autorizadas pueden acceder a datos confidenciales. Estas medidas fortalecen la seguridad y minimizan el riesgo de filtraciones de datos. 
   
   

5. Es flexible
   La gestión digital habilita convertir los documentos a otros formatos y modificarlos.
   
   

6. Es sostenible
   Es una práctica ecológica, ya que no usa papel ni tinta, lo que facilita a proyectar una imagen más sostenible y responsable de la empresa. 
   
   

La solución Ricoh Smart Flow es una manera eficaz de llevar tu empresa al mundo digital. Este sistema integra los flujos de trabajo en una plataforma digital, optimizando la gestión documental. Te permite escanear, organizar y almacenar los documentos de forma instantánea. Aquí te contamos sus beneficios principales:

• Facilita la automatización de las tareas.
  
  

• Realiza un monitoreo en tiempo real de los procesos.
  
  

• Minimiza los errores manuales.
  
  

• Acceso rápido y seguro de la información.
  
  

• Es intuitivo, fácil de usar, y personalizable.
  
  

La digitalización es una práctica fundamental para optimizar los procesos internos en las empresas y mejorar los servicios que brinda, aportando a su competitividad. También ayuda al cuidado de los recursos naturales, impulsando a la empresa a crear una cultura sostenible sólida. Ricoh Smart Flow es una herramienta óptima para este proceso, que maximiza las tareas e incrementa la eficiencia.