Actualmente, y aún más en el futuro, el flujo de trabajo digital es clave para toda empresa que busca la agilidad y la eficiencia. La digitalización del flujo de trabajo principalmente optimiza los procesos, automatiza las tareas, reduce costos e impulsa la innovación. 

Descubre aquí más información sobre el flujo de trabajo digital y las herramientas para gestionarlo.

Un flujo de trabajo digital es la representación automatizada del proceso que debe seguir un equipo para alcanzar un objetivo concreto. Este flujo elimina la necesidad de procedimientos manuales. Las empresas pueden maximizar la ejecución de las tareas reduciendo los errores usando herramientas digitales. Un ejemplo muy eficaz de esto es la gestión digital de documentos. 

Este proceso aporta grandes beneficios a las organizaciones que lo emplean: reduce el uso de papel, es más preciso, y agiliza los tiempos de respuesta de distintas acciones. A su vez, permite el seguimiento continuo de los documentos y automatiza su distribución a los miembros asignados. El flujo de trabajo digital otorga más seguridad y control en cada etapa.

1. Precisión asegurada: la digitalización de los procesos ahorra intervención manual, lo que efectiviza el tiempo, acelerando la ejecución de las tareas. Además, minimiza errores y ayuda a detectarlos.
   
   

2. Mejora el tiempo invertido: Los colaboradores pueden enfocarse en actividades más valiosas e incluso motivadoras, delegando la tarea minuciosa y rutinaria a la automatización.
   
   

3. Mejora la gestión de documentos: Permite la compresión sencilla de cada etapa, la asignación de roles según las habilidades competentes, el seguimiento de los documentos en cada ciclo de su vida, y el envío rápido al destinatario elegido. 
   
   

4. Flexibilidad: La digitalización facilita enormemente el trabajo a distancia, y fomenta la colaboración grupal sin importar los límites físicos. 
   
   

5. Impacto positivo del medio ambiente: La reducción del papel disminuye la huella de carbono de la empresa, reduce la deforestación y el consumo de agua y energía, cuida los recursos y promueve el hábito sostenible.
   
   

Algunas de las principales herramientas son: 

1. Sistemas de gestión documental (DMS): Almacenan, organizan y recuperan documentos de manera digital, permitiendo un acceso rápido y confiable.
   
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2. Software de automatización de procesos (BPM): Ayudan a optimizar y estandarizar los flujos de trabajo, minimizan los errores y agilizan los tiempos. Ricoh te ofrece una solución sólida de infraestructura de información en los formatos que tu equipo prefiera.
   
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3. Plataformas de comunicación: Fomentan la comprensión y la colaboración del proceso entre los equipos. Los más comunes son Slack y Microsoft Teams.
   
   

4. Firmas electrónicas y gestión de contratos: Agilizan la aprobación y validación de documentos sin necesidad de papel.
   
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La digitalización de los procesos de trabajo es un pilar crucial para las empresas. En un entorno laboral que beneficia de la eficiencia, este proceso brinda la ventaja de adaptarse fácilmente a este ambiente competitivo y evolución constante.