1.Datos de identificación
2.Datos de contacto
3.Información financiera, incluyendo tus ingresos, gastos, hábitos y comportamiento de consumo, transaccional y de pagos;
4.Información relacionada con consultas y reclamos ante RICOH;
5.Datos sobre tu formación, profesión y/o tu oficio;
6.Datos sobre afiliaciones al sistema de seguridad social;
7.Información demográfica;
8.Datos biométricos, los cuales son datos sensibles;
9.Otros datos.
Te recordamos que no estás en la obligación de entregar datos sensibles a RICOH. Sin embargo, estos datos los utilizamos para verificar tu identidad; por esto, si decides no compartir estos datos con RICOH, no podremos continuar con tu proceso de aprobación.

Mediante esta autorización, aceptas que RICOH acceda, recolecte y procese datos personales que tú nos entregues directamente o que obtengamos de otras fuentes, como por ejemplo, centrales de información financiera, comercial y crediticia y operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social (por ejemplo, operadores de Información del PILA y administradoras de fondos y cesantías) u otros proveedores de información. Al aceptar esta autorización, autorizas a estas fuentes a entregar tus datos a RICOH.

En general, autorizas a RICOH para que realice el tratamiento de tus datos personales para las finalidades establecidas en nuestra Política de Privacidad. Estas finalidades, y las demás que están en nuestra Política de Privacidad, se relacionan con lo siguiente:

1.Confirmar, actualizar y verificar tu información e identidad.
2.Realizar análisis de prevención y control de riesgos de fraude y suplantación de identidad.
3.Analizar tu perfil crediticio y de riesgo, evaluar la posibilidad de ofrecerte y/o mantener nuestros productos y servicios. RICOH podrá: 
  3.1. Consultar y reportar tu información en listas restrictivas y en listas vinculantes, listas de personas expuestas políticamente y otras centrales de información. 
  3.2. Consultar tu información en operadores de información (especialmente, centrales de información de riesgo, crediticia y comercial, y en operadores de información de seguridad social autorizados). RICOH solicitará esta información en el momento en que solicites cualquier producto o servicio con RICOH y de forma periódica.
4.Realizar reportes a operadores de información, en especial centrales de información de riesgo, crediticia y comercial, relativos al cumplimiento o incumplimiento de tus obligaciones.
5.Recibir de terceros información tuya.
6.Establecer y gestionar tu relación contractual con RICOH. RICOH podrá enviarte comunicaciones sobre el pedido, facturas, medios de pago, entre otros, por cualquier medio.
7.Gestionar, administrar y actualizar nuestras bases de datos.
8.Verificar y gestionar el cumplimiento de tus obligaciones, en particular, las relativas a la prevención del fraude y de lavado de activos y financiación del terrorismo.
9.Contactarte para fines comerciales, de mercadeo y de gestión de la relación contractual, a través de cualquier medio que nos hayas proporcionado.
10.Conocer el perfil de nuestros grupos de interés (clientes, empleados, proveedores, aliados).
11.Realizar análisis estadísticos y de prospección crediticia con el fin de mejorar nuestros servicios.
12.Realizar encuestas de satisfacción y calidad.

Esta Política de Cookies puede ir variando en función de las cookies que se utilicen. En caso de que se incluyan nuevos tipos de cookies para las que se requiera un consentimiento informado, RICOH te va a informar y va a recolectar la autorización para su uso.

Sin perjuicio de lo establecido en el párrafo anterior, RICOH te recomienda revisar esta política con el objetivo de estar adecuadamente informado sobre cómo y para qué usa RICOH las cookies y puedas tener conocimiento de cualquier cambio en el tipo de datos que se recogen

Sí. RICOH podrá transferir, transmitir y/o compartir tus datos personales con terceras personas, ubicadas dentro o fuera del país local con quienes RICOH tiene relación comercial. RICOH también podrá compartir tu información con otras compañías de su grupo empresarial matrices o subsidiarias; con operadores de información (especialmente, centrales de información de riesgo, comercial y crediticia); con autoridades y organismos de control; y con otros terceros (como proveedores de servicios, entre otros). RICOH podrá transmitir o transferir tus datos personales a terceros ubicados en países con adecuado nivel de protección de datos, de conformidad con las normativas locales aplicables.

Al aceptar esta autorización, declaras y garantizas que cuentas con la autorización previa, expresa e informada de las personas (los terceros) de quienes nos estás compartiendo datos personales.

• Presentar solicitudes de información, actualización, supresión y/o rectificación sobre tus datos personales. Pedir prueba de la autorización que has entregado a RICOH.
• Ser informado sobre los usos que RICOH le da a tus datos y a presentar quejas por violaciones al régimen de protección de datos ante autoridades competentes.
• Revocar esta autorización.
• Recuerda que solo se podrá revocar la autorización o suprimir tus datos personales siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual de mantener tus datos personales en nuestras bases de datos. Por lo tanto, no será posible la supresión de tus datos mientras tengas créditos u otra relación contractual vigente con RICOH.

Si requieres más información sobre nuestra Política de Privacidad y de Tratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella, puedes consultarla aquí: https://tienda.ricoh-americalatina.com/cr

Si deseas hacer una consulta, presentar un reclamo o hacer una petición de información relacionada con la protección de datos personales, puedes escribirnos al correo electrónico ebusinesssnow.cr@ricoh-la.com.

i. El derecho a conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales gratuitamente. En caso de que solicites la actualización de tus Datos Personales, primero debemos verificar tu identidad;
ii. El derecho a solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a RICOH, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento;
iii. El derecho a ser informado, previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a su Datos Personales;
iv. El derecho a presentar ante la autoridad local competente quejas por infracciones a la normativa local aplicable;
v. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista una obligación legal o contractual de mantener tu información en las Bases de Datos de RICOH; y
vi. El derecho a presentar consultas y reclamos referentes a la Datos Personales.

1.1 Definiciones  

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 
• Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por RICOH, que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de la Política que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. 
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento de Datos Personales. 
• Cookies: Una "cookie" es un pequeño elemento de datos que un sitio web envía a su navegador, quien lo almacena en su disco rígido de manera que RICOH pueda reconocerlo cuando el titular vuelve a visitar el sitio web. La Política de Cookies de RICOH puede ser consultada en la página https://tienda.ricoh-americalatina.com/cr  
• Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  
• Dato Público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 
• Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 
  Encargado del Tratamiento de Datos Personales: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento de Datos Personales.
• Hábeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. 
  Ley de Protección de Datos o Legislación Aplicable:  
• Página Web: Es el sitio web, aplicación o desarrollo informático, independientemente de su denominación, de propiedad de RICOH, por medio de la cual los clientes de RICOH, usuarios, consumidores y/o visitantes, pueden acceder y conocer a los productos y servicios que ofrece RICOH. El nombre, contenido, desarrollo informático, formato y funcionamiento del sitio web, podrán variar según RICOH lo estime conveniente. 
  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o Tratamiento de Datos Personales. 
• RICOH Casa Matriz: Hace referencia a Grupo RICOH.  
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento de Datos Personales. 
  Tratamiento de Datos Personales o Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Los términos utilizados con mayúscula inicial que no estén expresamente definidos en la presente Política tendrán la definición asignada a dichos términos las normas locales aplicables que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Los siguientes términos tienen los significados que se indican a continuación, donde quiera que figuren en la presente Política y siempre que sean utilizados con mayúscula inicial:

1.1 Objetivo y alcance de la Política
La Política de Privacidad tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales RICOH, en adelante, RICOH, realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos y en archivos físicos y electrónicos, generando lineamientos sobre los tipos de tratamiento de los datos personales, los mecanismos para ejercicio del derecho de hábeas data, procedimiento para las consultas y reclamos, medidas de seguridad, deberes para las partes interesadas y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal. 

1.2 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales 
La presente Política de Privacidad, da cumplimiento a las normativas locales aplicables en materia de protección de datos.

1.3 Responsable del Tratamiento 
1.3.1.Para Costa Rica: 
Razón Social: RICOH COSTA RICA S.A.
NIT: 
Domicilio principal: Heredia La Valencia. Oficentro Technopark. Costado Oeste de Auto Xiri. Heredia, Costa Rica.
Teléfono: +50640360056
Correo electrónico para efectos de cumplimiento de la presente política: ebusiness-snow.cr@ricoh-la.com  
Página web: https://www.ricoh-americalatina.com/es-cr

1.4 Titulares a quienes va dirigida la Política. 
La presente Política de Tratamiento de Información, está dirigida a: 
  a. Empleados y Colaboradores. 
  b. Clientes Corporativos y personas naturales. 
  c. Usuarios finales. 
  d. Proveedores y contratistas. 
  e. Encargados de la Información. 
Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante legal, que con ocasión, a las actividades que realice, se encuentre vinculado con RICOH, se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

1.5 Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales 
RICOH garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos personales que reposan en las bases de datos y archivos físicos y digitales que se encuentran en posesión de RICOH.

1.6 Obligatoriedad de la Política de Privacidad
Las partes interesadas que tengan algún vínculo con RICOH, deben cumplir con los lineamientos establecidos en la presente política, y cuando le aplique, cumplir con el manual interno políticas y procedimientos relativas a la protección de datos personales. Cualquier titular de datos personales que tenga alguna relación con RICOH, lo vincula con la presente política, cuando ha brindado su autorización para el tratamiento de sus datos personales. 

2.1 Bases de Datos y Archivos con información Personal 
RICOH, en calidad de responsable del tratamiento realiza diferentes tipos de actividades y operaciones del tratamiento de datos personales con las partes interesadas con las cuales tiene relación, conforme a las siguientes finalidades:

2.2 Finalidades de la Recolección de la Información Personal
Las finalidades de la recolección de información personal por parte de RICOH son las siguientes:

2.2.1 Finalidades relativas al Recurso Humano 

• Gestión de la nómina, periodos de ingreso y retiro de la empresa, formación y capacitación, seguridad y salud en el trabajo, hoja de vida del empleado y en general la administración de personal. 
• Gestión contable, fiscal y administrativa: requerimientos por organismos de control, atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa. 
• Control de horario, formación de personal, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal. 
• Capacitación, formación, evaluación de desempeño, gestión de historia laboral de empleados activos y exempleados 
• Gestión de beneficios extralegales, así como desarrollo y ejecución de actividades de bienestar laboral. 
• Cumplimiento y seguimiento de la aplicación de los protocolos de bioseguridad, así como actividades complementarias de promoción de salud y prevención de riesgos laborales con el propósito de hacer seguimiento al estado de salud de los colaboradores conforme a las instrucciones del Gobierno Nacional.

2.2.2 Finalidades relativas a la gestión de Proveedores

• Gestión de la información financiera, comercial, crediticia, así como manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores y contratistas, clientes y en general información para el manejo comercial de RICOH. 
• Gestión de Facturación, gestión contable, gestión de proveedores y contratistas, gestión económica y contable, histórico de relaciones comerciales, 
• Aplicar requerimientos por parte de organismos de control. 
• Comunicaciones físicas y digitales para la verificación del cumplimiento de los compromisos contractuales. 
• Auditorías a proveedores para el efectivo cumplimiento del producto o servicio encomendado. 
• Reporte y consultas a centrales de riesgos para asignación de créditos, así como para determinar el puntaje de crédito para tomar de decisión con otros aspectos para evaluación y estudio, proceso de crédito. 
• Para Costa Rica: Verificación y consultas en listas restrictivas con el propósito de dar cumplimiento al Sistema de autocontrol, prevención y gestión de riesgos contra el lavado de activos, financiación de terrorismo y financiamiento de proliferación de armas de destrucción masiva -Sagrilaft-, al igual que al Programa de Transparencia y Ética Empresarial -PTEE-.

2.2.3 Finalidades relativas a la gestión de Servicios

• Gestión de facturación, manejo de información económica y contable, gestión de entrega de productos, adquiridos a través de la página web u otros medios. 
• Transmitir y/o transferir sus datos personales a terceros aliados financieros, pasarelas de pago o medios de pago disponibles en la página web de RICOH, así como a terceros transportistas para la gestión de entrega de productos. 
• Contactar a los usuarios, por cualquier medio conocido o por conocer, para brindarle información sobre nuestros productos y servicios, así como solicitarle información sobre la experiencia que han tenido con los productos y servicios de RICOH. 
• Prestación de servicios propios de las aplicaciones de RICOH. 
• Prestación del servicio, relativo a los servicios postventa, como son: servicios técnicos, PQR, garantías, así como soporte sobre características de los productos comercializados por RICOH y otros relacionados con requerimientos post-venta de los productos. 
• Prestación de servicios adicionales que ofrece RICOH para la mejora de la experiencia del usuario, así como servicio al cliente y actividades para la difusión de productos. 
• Gestión de tareas básicas de administración; informar por cualquiera de los medios proporcionados al momento del suministro de la información, las promociones, novedades, productos y servicios actuales y futuros relacionados con eventos, concursos, actividades, entrega de premios, beneficios y productos adquiridos; responder a solicitudes específicas de los usuarios finales y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de RICOH promociones, novedades, productos y servicios promovidos directamente por los aliados. 
• Desarrollo de encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados, ofrecimiento de productos y servicios por cualquier medio conocido o por conocer. 
• Desarrollo de actividades de mercadeo, realización de eventos relativos a la marca RICOH, para este propósito en algunas ocasiones se realiza captura imágenes y grabación de personas, así mismo. 
• Desarrollo de actividades con propósitos sociales y sin ánimo de lucro que implican la captura de información personal.
• Aplicación de beneficios en la adquisición de nuevos productos y servicios de nuestros usuarios y clientes con nuestros aliados, en estos casos, se transmite información personal pública para la aplicación de dichos beneficios. 
• Conocer las veces que se realizan visitas a las páginas web de RICOH, para poder entregar publicidad que considere que puede llegar a ser de interés del titular, según las preferencias y comportamientos que tiene o ha tenido dentro de las páginas de RICOH. A través de las cookies, se podrá optimizar la publicidad que el usuario ve en la página o recibe mediante correros electrónicos, mensajes push o por medio de pautas digitales de diferentes proveedores de publicidad de RICOH. En este caso, RICOH, puede guardar la navegación de los usuarios finales para mejorar la experiencia del usuario, y saber sobre los productos y servicios que mostró interés en el momento de la visita. 
• Difusión de eventos sociales y comerciales realizados por RICOH y sus aliados, donde RICOH, puede llegar a capturar imágenes a través de cámara y de video de los titulares, y difundirlos a través de sus redes sociales y plataformas web administradas por RICOH, o en algún comercial o publicidad en cualquier tipo de formato.

2.2.4 Finalidades comunes a todos los titulares de la información

• Cumplir con todas las obligaciones producto de los contratos comerciales y demás negocios jurídicos que suscribe RICOH en desarrollo de su objeto social. 
• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar información. 
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, el fraude, la corrupción, y en general, actividades ilegales. 
• Preservar la seguridad de los activos y personas que se encuentran en las instalaciones y controlar el ingreso y salida de personal y visitantes a través de la ejecución de monitoreo de actividades a través del circuito cerrado de televisión. 
• Gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR), fidelización de clientes, envío de comunicaciones. 
• Aplicación de procedimientos administrativos, así como la administración de sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, desarrollo operativo. 
• Para Costa Rica : Gestión de la información personal en los casos que sea requerida para el cumplimiento de los protocolos de bioseguridad en el marco de la Emergencia Económica, Social y Ecológica en el país. 
• Grabación de la imagen y voz de manera excepcional cuando se realicen reuniones a través de herramientas de video llamadas.

2.3 Tipos de Datos Personales que recolecta RICOH

• RICOH recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado, sensible y de Niños Niñas y Adolescentes.  Para Costa Rica : De acuerdo a la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene RICOH, en sus bases de datos, son las siguientes: 
• Datos generales de identificación. 
• Datos específicos de identificación. 
• Datos biométricos. 
• Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial. 
• Datos de ubicación relacionados con la actividad privada 
• Datos relacionados con la salud de la persona. 
• Datos financieros y crediticios. 
• Datos de contenido socioeconómico. 
• Datos de información tributaria. 
• Datos relacionados con la actividad económica de la persona. 
• Datos relacionados con la historia laboral de la persona 
• Datos relacionados con el nivel educativo, y/o historial académico de la persona. 
• Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc. 
• Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas - Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.
• Gustos e intereses particulares. 

2.4 Recolección de los datos personales
RICOH recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular, y en algunas ocasiones a través de terceros, casos en los cuales, verificamos que cuenten con la respectiva autorización para el tratamiento efectivo de los datos personales. Los instrumentos que utiliza RICOH para recolección de la información, cuentan con los requisitos establecidos en la normatividad de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales. 

Estos instrumentos pueden ser:

• Formularios web 
• Formularios físicos 
• Correos electrónicos 
• Sistemas de control de ingresos y salidas 
• Páginas web 
• Aplicativos móviles 
• Chat y video-chat 
• Soporte remoto 
• Vía telefónica 
• Videos y fotografías 
• Cámaras de video vigilancia 
• Cookies y webbug 
• Headhunters o empresas de adquisición de talento humano. 
• Centros de servicios técnicos que tienen convenio con RICOH. 
• A través de RICOH Casa Matriz, en los casos en que el usuario final ha adquirido un producto de RICOH, e ingresa sus datos personales para la creación de la cuenta de RICOH.

2.5 Almacenamiento
El almacenamiento de la información contenida en las bases de datos personales, se encuentra en los servidores propios dentro y fuera del país de origen del Usuario, y en servidores externos propios y a cargo de terceros, y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y con controles de acceso a la información, garantizando los principios de seguridad, acceso y circulación restringida y de confidencialidad. 

Para Costa Rica: Por lo anterior, cuando el titular suministra la autorización para el tratamiento de los datos personales, también autoriza que su información pueda ser transmitida a proveedores que pueden estar en el país, o fuera del país, que se encuentran ubicados en países que cuentan con niveles adecuados de seguridad, según la lista emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio, para finalidades relativas al almacenamiento de la información contando con los controles legales y técnicos requeridos por la ley local aplicable para garantizar la seguridad de los datos. 

2.6 Conservación y Supresión de la información
La información personal que RICOH solicite, puede ser conservada con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, y en algunas ocasiones con fines de auditoría, y permanecerá almacenada de acuerdo a los tiempos máximos establecidos en la legislación local aplicable para su retención. La supresión de la información personal, cuyas finales no son obligatorias por ley local aplicable, se realizará una vez se ha cumplido la finalidad, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con RICOH, o porque el titular solicitó la supresión, no obstante, si el titular accede nuevamente a un producto o servicio de RICOH, donde se hace necesario incorporar sus datos personales, para RICOH, es considerado una nueva autorización para el tratamiento de sus datos personales. La anterior condición, no aplica para datos personales, los cuales puede que la ley aplicable exija su conservación permanente, conforme al vinculo contractual que el titular tenga con RICOH.

2.7 Autorización para el tratamiento de datos personales
Cuando usted autoriza el tratamiento de sus datos personales a RICOH, tiene conocimiento que dicha autorización se extiende a lo contemplado en la presente política, por lo anterior, usted acepta, y entiende que la presente política, hace parte integral de la autorización que usted nos suministra. Por lo anterior, hemos puestos a disposición en cada uno de nuestros canales, la política de tratamiento de datos y/o el aviso de privacidad, para que conozca el alcance del tratamiento de sus datos personales.

2.7.1 Para Costa Rica: Autorización para el tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes
Es posible que RICOH recolecte los datos de niños, niñas y adolescentes en los siguientes casos: 
  a. Por parte de sus representantes legales vinculados como empleados en RICOH, para fines legales y contractuales.
  b. Por parte de sus representantes legales, cuando RICOH realiza actividades sin fines de lucro y con fines pedagógicos. 
  c. Por parte de sus representantes legales, cuando visitan un centro de servicio técnico aliado de RICOH. 
  d.  Por parte de sus representantes legales, cuando compran productos o servicios de RICOH. 

Los representantes de los menores de edad que acceden a los productos y servicios que ofrece RICOH, son los responsables de suministrar la autorización para el tratamiento de los datos personales de los menores. Por lo anterior, RICOH presume que los datos personales de los menores de edad que tiene en sus bases de datos, su tratamiento ha sido autorizado por parte del representante del menor. En el proceso de captura de información, se respeta el principio de libertad y finalidad, por lo que siempre se le solicita al adulto responsable del menor, la autorización, libre, previa, expresa e informada para la recolección del dato. En los procesos de recolección, almacenamiento, circulación interna, y supresión, se respeta y se cumple con los principios para el tratamiento de datos personales, así como la Constitución Política, como norma suprema que garantiza los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, sobre cualquier otra población. 

2.8 Política de Uso de Cookies
Debido a que las cookies son consideradas por algunas Autoridades Nacionales como información personal, RICOH ha dispuesto una Política de Uso de Cookies para los usuarios puede consultarla en el siguiente enlace: https://tienda.ricoh-americalatina.com/cr  

Tenga en cuenta que la Política de Cookies se complementa con la presente Política de Privacidad.  

3.1 Derechos que le asiste como titular del dato
El titular del dato puede solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que RICOH tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que RICOH está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación. 

El titular está facultado para solicitar: 
  a. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros. 
  b. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error. 
  c. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley local aplicable. 
  d. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de RICOH con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato. 

RICOH garantiza el derecho a la tranquilidad, por lo que solamente lo contactará, de manera excepcional, en horarios nocturnos o durante los fines de semana cuando se presenten eventos comerciales y de mercadeo especiales que den inicio en estos horarios, de tal forma que usted pueda acceder a estos, o cuando usted así lo solicite expresamente en el marco de un servicio técnico. 

3.2 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
3.2.1 Consulta
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a RICOH, acceso a su información personal que reposa en las bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

3.2.2 Acceso y control de sus datos personales 
RICOH comprometido con la protección de los datos personales y el ejercicio de los derechos de los titulares ha dispuesto sus canales al titular de los datos personales que tiene relación con RICOH, (usuarios, clientes, colaboradores, entre otros) con el fin de que pueda realizar una solicitud de su información, así como la actualización y supresión de la misma.

3.2.3 Reclamo
A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a RICOH, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos. El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta en máximo (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que RICOH no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular. 

3.2.4 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo
Las personas facultadas para solicitar una consulta a RICOH, son las siguientes: 
  a. Los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores que han tenido alguna relación con RICOH.
  b. Los usuarios finales y clientes de cualquier servicio y/o línea de producto.
  c. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley local aplicable. 
  d. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de datos de RICOH.

Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes. 

3.2.5 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo
Las personas facultadas para solicitar una consulta o reclamo relativo al habeas data, son todos los titulares de información personal, que consideren que RICOH realice el tratamiento a sus datos personales. 

   I. Información que debe acreditar el Titular 
  a. Solicitud realizada por los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de habeas data. 
  b. Adjuntar fotocopia del documento de identificación. 
  c. Adjuntar los soportes que desea hacer valer. 
  d. Si es un tercero que represente al titular de la información, deberá acreditar la representación a través de un poder o instrumento jurídicamente valido. 

    II. Información que deben acreditar Terceros
  a. Solicitud realizada por los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de habeas data.
  b. Documento de representación, en caso de que actúe como apoderado
  c. Carta de autorización del titular, con reconocimiento de firma, en caso de que sea un tercero actuando en representación del titular. 
  d. Fotocopia del documento de identificación del titular y la persona autorizada.
  e. Adjuntar los soportes que desea hacer valer. 

En todo caso, en cualquier momento, RICOH podrá llegar a solicitar información adicional para dar trámite a la respectiva consulta o reclamo. 

3.2.6 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data. 
RICOH tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data: 

   I. Canales Digitales
  a. Página web: En la parte final de la página web, en el enlace “Contáctenos” y https://tienda.ricoh-americalatina.com/cr  
  b. Correo electrónico: servicio.cliente.rcr@ricoh-la.com / ebusiness-snow.cr@ricoh-la.com  
  c. Número de contacto: +50640360056

Estos son los únicos canales que RICOH tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente. Si alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información. El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en la presente política. No obstante, RICOH, se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento, requisitos adicionales a los incorporados en la presente política, con el propósito de acreditar la identidad del titular del dato, o la validez de dicha solicitud. 

Por regla general, RICOH no comparte con terceros los datos personales que recolecta. No obstante, RICOH, para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones y las finalidades del tratamiento de los datos personales, puede transmitir y/o transferir sus datos personales de conformidad con lo dispuesto en este capítulo. 

4.1 Transmisión Nacional de Datos Personales  
Los procesos de tratamiento de datos personales en recolección, circulación, almacenamiento, uso o supresión podrán ser transmitidos a terceros con los que se tenga relación contractual a nivel nacional o internacional para la gestión del servicio prestado por RICOH a través de terceros, al igual que para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta política.  

4.2 Para Costa Rica: Transferencias y Transmisiones internacionales de Datos Personales  
RICOH realizará transmisiones y transferencias internacionales de datos personales para la gestión del servicio prestado por RICOH directamente o a través de terceros, al igual que para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta política, exclusivamente a los países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, según la lista definida por la Superintendencia de Industria y Comercio en el numeral 3.2 del Capítulo 3 del Titulo V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, así mismo, tendrá en cuenta el procedimiento establecido en dicha circular en los casos de que se deba realizar solicitud de declaraciones de conformidad, para transferencias internacionales a países que no se encuentran en la lista. 

En el caso de transferencia y/o transmisión internacional de datos personales por parte de RICOH a un tercero en virtud de una relación contractual éste último garantizará que en su tratamiento se ceñirá exclusivamente (i) a las finalidades autorizadas por los titulares; (ii) a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012; (iii) a su política de tratamiento de información del Responsable, (iv) en general a las obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, complementen o sustituyan. 

4.3 Casa Matriz, filiales y Sociedades afiliadas a RICOH 
Para el cumplimiento de obligaciones, políticas corporativas, actividades de publicidad y mercadeo RICOH podrá transmitir y transferir datos personales de los titulares a sus filiales, RICOH Casa Matriz y a las sociedades afiliadas a RICOH, según corresponda. En todo momento, los titulares de la información pueden ejercer las facultades que le otorga el derecho a la protección de sus datos personales. 
 
4.3.1 Agencias de publicidad y mercadeo 
RICOH transmite a agencias de publicidad y mercadeo, con quien tiene relación contractual, los datos personales de los usuarios finales para el envío de información comercial, y en general, para el cumplimiento de las finalidades asociadas a los usuarios finales descritas en la presente política. Estos terceros pueden estar ubicadas dentro y fuera del territorio costarricense, las cuales, a su vez, pueden contratar a sub-encargados, para el almacenamiento de la información o la prestación de otros servicios, los cuales, también pueden encontrarse dentro y fuera del territorio costarricense. RICOH, preocupado por la seguridad de los datos personales de los usuarios finales, verifica de manera permanente los controles de seguridad establecidos para los encargados de la información. 

4.3.2 Centros de Servicio Técnico/Call Center como Encargados y Responsables del Tratamiento. 
RICOH tiene habilitado en todo el país, Centros de Servicio Técnico, los cuales, son terceros que prestan asistencia técnica a nombre de RICOH, por lo que capturan información personal del usuario final y en general de clientes. Esta información que usted le suministra a estos terceros, es entregada a RICOH para efectos de verificación de la prestación efectiva del servicio, que podrá hacer de manera directa o través de terceros designados. Para estos efectos, los Centros de Servicio Técnico/Call Center operan como Encargados de la Información. 
 
No obstante, los Centros de Servicio Técnico pueden ofrecer otro tipo de servicios, independientes a los que tienen acordados con RICOH, por lo anterior, éstos serán los responsables de dichos datos personales de acuerdo a tales finalidades y por lo tanto, RICOH no se hace responsable del tratamiento de datos personales que realice estos terceros, cuando sean para las propias finalidades de estos Centros de Servicio y no de RICOH. 

4.3.3 Sistemas de información 
RICOH puede realizar operaciones de transmisión internacional de datos personales, de sus empleados, colaboradores, clientes corporativos, proveedores, usuarios finales, y en general de cualquier titular de la información, a empresas con los que tiene acuerdos comerciales, para el almacenamiento de la información, o para la prestación de servicios informáticos, o desarrollos tecnológicos que estén soportados en sistemas de información gestionados por RICOH, para la administración de la información, contando con todas las medidas de seguridad de la información personal, así como cumpliendo con las instrucciones impartidas por la Superintendencia para dicho fin. 

4.4 Medidas de Protección
RICOH tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente RICOH ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información. 

4.5 Obligaciones de los encargados de la información 
RICOH como garante de los datos personales que tiene bajo su responsabilidad, exige a los encargados del tratamiento de información, cumplir con las siguientes medidas: 

  a. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales. 
  b. Brindar al titular del dato en todo momento la posibilidad de ejercer su derecho de hábeas data, ya sea a través de buzón de peticiones, quejas y reclamos, correo electrónico, página web, o en general, brindar los canales de comunicación adecuados para que la persona pueda comunicarse en caso de una consulta o reclamo, relativa a sus datos personales. 
  c. Conservar la información personal que le suministre RICOH bajo las condiciones de seguridad, con el objetivo que impida la consulta o acceso no autorizado o fraudulento, pérdida, uso no adecuado de la información. 
  d. Solicitar la autorización del tratamiento de datos personales, cuando con ocasión al contrato con RICOH se requiera este procedimiento, con los términos establecidos en la ley local aplicable. 
  e. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos donde establezca los parámetros del almacenamiento, uso, circulación, supresión y/o disposición final de la información, y en general para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares 
  f. Informar a RICOH y a la Superintendencia de Industria y Comercio, en caso de presentarse violaciones a códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 
  g. Reportar los incidentes de seguridad donde se hayan visto comprometidas bases de datos o información personal cuyo responsable sea RICOH al correo electrónico.  
  h. Firmar acuerdos de confidencialidad con sus empleados, contratistas, proveedores, y en general, con personal que llegaré a tener algún tipo de tratamiento de la información de RICOH 
  i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 
  j. Cumplir con las obligaciones establecidas en la ley local aplicable relativos a la protección de datos personales.
  k. Contar con los estándares de seguridad iguales o superiores a los implementados por RICOH.

4.6 RICOH como Encargada de la Información
Cuando RICOH opere como encargado de la información, los responsables del tratamiento deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de RICOH, por lo que RICOH presume que el responsable del tratamiento cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que RICOH lo requiera, con el propósito de validar el cumplimiento de los requisitos de las autorizaciones para el tratamiento de datos conforme a la legislación nacional vigente.

4.7 Medidas permanentes
En el tratamiento de datos personales, RICOH de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales. 

4.8 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia
Esta política entró en vigencia el 19 de Septiembre de 2024.  

La presente Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por RICOH y hará parte de los contratos que celebre RICOH, que impliquen el Tratamiento de Datos Personales. Toda modificación sustancial de esta Política tendrá que ser comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la Plataforma de RICOH y/o correos electrónicos. Por modificación sustancial se entiende, entre otras, la modificación en la identificación del área, dependencia o persona encargada de atender las consultas y reclamos. 

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