Hoy en día, la automatización de procesos es fundamental para lograr la máxima eficiencia en las actividades que siguen siendo repetitivas y que incluso generan gastos que se pueden eliminar. Integrar tecnologías que agilicen procesos beneficia el día a día y mejora la posición de la empresa. 

Aquí verás más detalles sobre este proceso y tips para implementarlo.

Maximiza recursos

No es necesario contar con personal para realizar tareas repetitivas y con riesgo de presentar errores, lo que reduce costos. 

Crece la competitividad

Esto abre la puerta para que los colaboradores usen el tiempo realizando trabajos más valiosos dando espacio también a la originalidad. Disminuye el tiempo de inactividad. 

Permite tareas claras y procesos establecidos

Es necesario establecer metas y prioridades para automatizar procesos. Esto implica estandarizar las etapas y usarlas de referencia para las capacitaciones del talento. Al mismo tiempo, se fija una pauta en común que seguir y modificar cuando sea oportuno.

Evaluación del desempeño mejorada

La revisión del desempeño es un proceso que ocurre en distintas etapas durante todo el año. La automatización de esta tarea habilita que se realicen los ajustes requeridos, ahorran tiempo, y son capaces de generar informes de datos que facilitan la decisión de las calificaciones finales. 

Toma de decisiones efectivas

La automatización procesa los datos y los muestra a través de métricas, lo que permite hacer análisis fundamentados y facilita decisiones más acertadas.

Mejora la experiencia del cliente

Los procesos automatizados hacen que el acceso a los servicios o compra de productos sea más simple y concreto, mejorando la interacción del cliente con la marca. Generar satisfacción en los usuarios es vital para asegurar su fidelidad y, a su vez, hace la oferta más atractiva.

Esta modalidad aporta varias ganancias, entre ellas: 

1. Determina los procesos adecuados 

Si bien cada empresa es diferente, hay procesos repetitivos y rutinarios más generales que se benefician enormemente al ser automatizados. Estos pueden ser: procesamiento de pagos, la administración del personal y procesos de atención al cliente en distintos canales. Piensa en las tareas y el tamaño de tu empresa para saber qué procesos podrían ser beneficiados. 

2. Elige las soluciones eficaces

Opta por las soluciones de tecnología que mejor se adapten a las necesidades de estos procesos. Según las tareas, existe la RPA (Automatización de Procesos Robóticos), las plataformas de Gestión de Procesos de Negocio (BPM), y herramientas digitales para la gestión de documentos. DocuWare, por ejemplo, tiene soluciones preconfiguradas para simplificar muchas tareas empresariales. 

3. Integra los sistemas ya existentes

Una automatización bien lograda se adhiere sin problemas a los sistemas y las aplicaciones que ya se utilizan. Las soluciones automatizadas deben conectar adecuadamente con las herramientas ERP, CRM, u otras que se usen, para que no se dupliquen los datos y el flujo de información sea ameno y eficaz.

4. Revisa continuamente y haz los cambios necesarios

Después de ejecutar los procesos automáticos, se debe hacer un monitoreo regular del nuevo rendimiento. La observación permite detectar la eficacia y alineamiento de esta nueva forma con los objetivos deseados, y se identifican puntos a mejorar. 

La automatización de procesos es una acción principal, que se ajusta a la modalidad más moderna de trabajo, que incide en la comodidad durante las tareas y en la eficiencia operativa. Incluir soluciones tecnológicas en los procesos que el negocio ya utiliza, es un paso significativo que se acerca mejor a las demandas de agilidad de los mercados, aumentando la capacidad productiva de la empresa. 

Además, la revisión continua brinda seguridad a largo plazo y experiencias más fluidas que favorecen el crecimiento. 

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