Las fotocopiadoras son máquinas esenciales en cualquier empresa, y han evolucionado a lo largo del tiempo hasta ofrecer múltiples funciones que facilitan las tareas. Para elegir la adecuada, es importante conocer las características de las fotocopiadoras modernas para ejecutar las tareas de tu empresa con éxito. 

La función de una fotocopiadora es simple: escanea el documento original y genera la cantidad de copias que se le dicten.

Mientras algunas fotocopiadoras tienen la función exclusiva de reproducir documentos físicos, los modelos más avanzados son multifuncionales: integran las funciones de impresión, escaneo y envío de faxes en un solo dispositivo.

1. Tamaño: El tamaño de la fotocopiadora es importante si precisamos optimizar el espacio. En estos casos, los equipos compactos son ideales, se colocan fácilmente y ocupan poco espacio. 
   
   

2. Velocidad de copia: Si en tu empresa se trabaja con grandes volúmenes de impresión o se requieren producciones de copia rápidas, asegúrate de que el equipo sea rápido. La velocidad de copia se expresa en páginas por minuto (PPM). A modo de referencia, las fotocopiadoras más avanzadas y especializadas suelen superar las 100 ppm.
   
   

3. Calidad de copia: La calidad implica la nitidez, luminosidad, el color y los contrastes. Generalmente, se expresa en puntos por pulgada (DPI). Si se busca copiar imágenes y gráficos con precisión, es esencial una fotocopiadora con DPI alta.
   
   En algunos casos, la calidad alta de las copias puede hacer que las máquinas tengan más tamaño (por la complejidad de sus componentes), aunque las fotocopiadoras de tecnología láser o LED ofrecen alta calidad y son compactas.
   
   

4. Manejo del papel: Las fotocopiadoras manejan diversos tipos de papeles, la elección depende de lo que se necesite copiar. Asegúrate de verificar las especificaciones de cada dispositivo.
   
   

   • Tipos de papel: Papel común o estándar, reciclado, papel cardstock o grueso, etiquetas adhesivas, fotográfico, papel para planos o técnico, papel satinado o brillante.
     
     

   • Tamaño: Debe ser capaz de manejar desde A4 hasta papel legal.
     
     

5. Conectividad: La conectividad inalámbrica es fundamental en las fotocopiadoras modernas. Esto habilita a que muchas personas y muchos dispositivos puedan conectarse y dirigir las copias desde computadoras, smartphones y tablets.
   
   Evalúa que la fotocopiadora tenga conexión Wi-Fi, Bluetooth, con sistemas basados en nube, y aplicaciones móviles. 
   
   

6. Pantalla: Los modelos modernos cuentan con pantalla táctil en donde se puede configurar la copia. 
   
   

7. Seguridad: Las fotocopiadoras más avanzadas tienen la función de autenticación de usuarios, protección de red, cifrado de datos, y destrucción de datos al final de la vida útil. 
   
   

8. Funciones adicionales: Los equipos más modernos son multifuncionales y pueden imprimir, escanear y enviar faxes. Las fotocopiadoras profesionales pueden tener la función de grapar y fotocopiar a doble cara. 
   
   

9. Costos: Los costos iniciales pueden diferir del costo a largo plazo. Evalúa el precio inicial de compra, así como el costo de los consumibles. Muchas veces los equipos inicialmente más caros optimizan el consumo y mantenimiento. 
   
   

10. Eficiencia energética: Esto es esencial tanto para ahorrar costos como para proteger el medioambiente. Busca fotocopiadoras con certificación Energy Star o con otras certificaciones ecológicas. Los equipos de tecnología láser o LED tienen un consumo energético más eficiente.
    
    

Elegir la fotocopiadora que se ajuste a las tareas diarias es vital para la eficiencia operativa. La velocidad de copia, la calidad, el manejo del papel y la conectividad son factores clave. Además, la practicidad, las funciones adicionales y la eficiencia energética son importantes para acompañar la innovación en tu empresa.