Automatizar tareas es una práctica estratégica para reducir costos y mejorar la eficiencia en las empresas. En este artículo de introducción a la automatización, verás en qué consiste, sus beneficios, ejemplos, y consejos para implementarla.

La automatización se refiere a las herramientas tecnológicas que una organización implementa para la ejecución automática de varias tareas y procesos. Para lograr esto, se suelen incorporar sistemas de software que simplifican, centralizan y optimizan actividades repetitivas en cualquier área de una empresa. Estas áreas pueden ser desde la atención al cliente, hasta el proceso de reclutamiento, capacitación, evaluaciones y procesos de pago y nómina.

Esta práctica tiene múltiples ventajas, entre ellas se destacan: 

1. Satisfacción del cliente: Automatizar tareas contribuye a la eficiencia operativa, que se traslada en una experiencia del cliente más rápida, completa e incluso personalizada, al optimizar tiempos. Esto eleva la imagen de la marca y facilita la confianza y preferencia en sus clientes. 
   
   
2. Ahorro económico: El eliminar tareas repetitivas permite que la empresa ahorre en la contratación de personal y pueda invertir en otros proyectos o recursos más relevantes acorde a sus metas. 
   
   
3. Mayor productividad: La automatización agiliza y simplifica los procesos. Al eliminar la intervención humana, la probabilidad de errores se reduce significativamente. De igual manera, permite que los colaboradores puedan focalizarse en tareas de mayor valor y creatividad para el sector. Como resultado, contribuye a una mayor eficiencia. 
   
   
4. Permite la estandarización: La automatización hace las tareas más fáciles de entender y claras. Esto asegura que todos los colaboradores sigan un mismo criterio de acción. Los procesos se vuelven eficientes y uniformiza las actividades. 
   
   
5. Mejor seguridad: Un sistema de gestión de documentos digital permite controlar y nivelar el acceso a los datos. Ofrece un control más rigurosos que minimiza pérdidas o accesos no autorizados.
   
   
6. Mejora la toma de decisiones: Estas soluciones reúnen datos clave para la revisión de los procesos. Esto habilita a incluir los cambios necesarios y tomar decisiones fundamentadas.
   
   

La automatización se puede implementar en distintos procesos, entre ellos:

1. Flujos de trabajo
   Sistemas de software como Ricoh Smart Flow permiten a las organizaciones automatizar flujos de trabajo, con la captura y distribución de documentos. Lo que agiliza tareas y reduce errores. 
   
   

2. Gestión documental
   Esto implica digitalizar, almacenar y gestionar documentos de manera eficiente. Ricoh Content Manager y Smart Integration son soluciones ideales para esto: mejoran el acceso, promueven la participación y reducen el consumo de papel.
   
   

3. Impresiones inteligentes
   Las multifuncionales Ricoh pueden imprimir, escanear, copiar y gestionar documentos de manera automática. A su vez, se integran al sistema Ricoh Cloud Print & Scan que habilita la digitalización de documentos y la impresión remota.
   
   

4. Herramientas de comunicación y colaboración
   Los sistemas de videoconferencias fomentan un entorno de trabajo colaborativo y resolutivo. Ricoh UCS, por ejemplo, habilita el trabajo en equipo sin importar la ubicación. 
   
   

Considera estos pasos fundamentales: 

1. Evalúa e identifica las tareas que pueden automatizarse que impliquen mayor eficiencia en el proceso de trabajo. 
   
   

2. Elige una solución tecnológica adecuada para las prioridades del proceso de trabajo. 
   
   

3. Revisa los procesos actuales y detecta posibles mejoras
   
   

4. Configura las herramientas y verifica que la automatización finalice correctamente
   
   

5. Monitorea los resultados de forma regular e introduce ajustes si se requiere
   
   

6. Forma a tu equipo en el uso de las nuevas herramientas 
   
   

La automatización de tareas es un proceso imprescindible en la modernización y la eficiencia de toda empresa. Independientemente de su tamaño, hay tareas que pueden ser simplificadas y más ágiles, reflejándose en mayor dinamismo en el procesos y en la experiencia ofrecida a los clientes.