Gerenciamento de Impressão: Guia Completo para Empresas

O gerenciamento de impressão é o conjunto de práticas, tecnologias ou estratégias adotadas visando otimizar os processos de impressão nas empresas, tornando-os mais eficazes e econômicos.

A otimização dos processos gera economia tanto de dinheiro, que pode resultar no crescimento da empresa no longo prazo, quanto de energia e outros recursos, o que representa um benefício para o meio ambiente.

• Controle dos custos da impressora, como papel, tinta, energia ou manutenção.
  
  
• Automação, que gera economia de tarefas para a equipe e maior produtividade.
  
  
• Sustentabilidade, pois a economia de materiais e de energia gera menor custo ambiental.
  
  
• Segurança dos documentos impressos, pois o acesso às informações sensíveis é mais fácil de ser controlado.
  
  
• Controle da situação da impressora e frequência das necessidades de manutenção.
  
  

1. Implementar um software de bilhetagem de impressoras. O objetivo desta ferramenta é contabilizar todos os gastos, identificando facilmente as áreas onde possa haver desperdício de material. Desta forma você consegue manter um controle exaustivo de quanto cada dispositivo gasta em cada projeto, em cada equipe e em cada usuário. Além disso, também é possível visualizar os custos associados a cada impressão, e filtrar a informação de acordo com diferentes variáveis.
   
   

2. Estabelecer um padrão de impressão, com o qual todas as impressões feitas nas impressoras da empresa terão uma determinada configuração geral fixa. Neste ponto vários gastos desnecessários podem ser evitados. Por exemplo, caso a empresa não necessite de impressão colorida, é recomendado não ter esta opção habilitada. Para imprimir texto, a impressão em modo rascunho é mais barata do que a de alta qualidade, e a impressão frente e verso é melhor do que imprimir uma página por folha.

   
   

   A viabilidade das configurações está ligada às necessidades de impressão, por isso cada empresa deve fazer a sua avaliação para fazer os ajustes correspondentes sem comprometer a produtividade.
   
   

3. Monitorar todas as impressões feitas nas impressoras da empresa para avaliar se há alguma alteração ou reajuste que possa ser feito para melhorar a eficiência da impressão.

   
   

   Podem existir documentos impressos desnecessariamente ou com extensões que deixam páginas quase inteiras em branco. Talvez as máquinas com funcionalidades específicas estejam localizadas longe do funcionário que precisa utilizá-las, o que tira tempo do seu dia em viagens que poderiam ser evitadas. Pode haver uma configuração incorreta que desperdice recursos. Todas essas desvantagens podem ser reajustadas a partir de um monitoramento das impressões.

   
   

   Essa prática também permite o cuidado das informações, pois facilita a tarefa de supervisar quem acessa qual documento.
   
   

4. Utilize impressoras adequadas às necessidades da empresa. Comprar um multifuncional quando você só precisa da função de impressão, por exemplo, é um desperdício de dinheiro. Mas você também não economizará se comprar uma impressora, um scanner e uma copiadora separados. Ou se você optar inicialmente por um dispositivo mais barato, que tenha custos de reposição mais elevados posteriormente, o que resultará em grandes despesas se você precisar substituir os materiais com frequência. Portanto, é preciso considerar as necessidades da empresa a médio prazo para fazer uma boa escolha do aparelho, e comprar aquele que implica menos gasto total e mais eficiência.
   
   

Para implementar uma boa estratégia de gerenciamento de impressão na sua empresa, é recomendável que primeiro avalie as suas necessidades de impressão existentes. Deverá considerar as particularidades da impressão que necessita, os custos envolvidos, o volume impresso ou outros dados que considere importantes.

Em segundo lugar, centralize as impressoras e escolha um software de monitoramento que permita analisar todos os dados relacionados à impressão. Terceiro, estabelecer regras claras de impressão e generalizá-las para todos os setores.

Em seguida, realize auditorias regulares para manter os dados de impressão atualizados e considerar as melhores opções. Por fim, se você acha que essa tarefa ocupará muito do seu tempo de trabalho, considere contratar um terceirizador de impressão, que fará esse trabalho para você.

O gerenciamento de impressão consiste em buscar eficiência operacional, reduzir custos, melhorar a segurança da informação e contribuir para o cuidado do meio ambiente. A adoção destas estratégias é fundamental para obter uma impressão mais eficiente, responsável e alinhada com os objetivos do negócio a longo prazo.